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一、 参展人员出国手续的办理
一般，持因公护照人员由组展公司统一办理签证，参展企业可根据组展公司提供的外经贸部展览批文(复印件)、出国任务通知书(原件)到当地有关部门办理出访手续和申请参展费用，并于组展公司规定的时间前，将材料正本送抵组展公司，以便统一办理签证。
签证材料包括：
a、因公护照
b、出国任务确认件(正本)
c、出访人员政审批件(正本)
d、光面照片(同护照上一致)
e、出访人员名片壹张
f、签证资料表格组展公司
持因私护照人员在报名参展时请在报名申请表上注明，并尽快将护照资料(护照复印件)提供给组展公司。组展公司提供有关邀请函给参展企业，并协助准备有关申请签证资料，由参展人员向有关驻华使馆申请签证。博览会正式邀请函一般在展览会开始前20天左右寄达参展企业。
申请因私签证需提供如下个人资料：护照、签证申请表格、邀请函、费用自理函。第一次持因私护照出国人员，需有所去签证国家的出境卡。
二、展品的包装
托运展品的包装一般使用纸箱，特别注意选用质量好的纸箱，且所有纸箱都必须打包，否则展品在托运过程中易出现损伤。展品箱内严禁装运易燃、易爆、易腐和有毒物品。如果展品出发时随身自带，包装宜用行李箱，不要用纸箱或木箱，以便顺利通关。
运输包装箱上一般要刷上以下标记(英文)：
1、唛头(Marks):不同展览所使用的唛头不同，具体根据展览项目而定，组展公司会另行通知;
2、展览名称(Exhibition);
3、参展企业名称(Exhibitors);
4、参展企业摊位号(或编号)和箱号：根据组展公司安排给各参展单位的摊位号(或编号)，箱号写在公司摊位号(或编号)的后面。例如：某公司的摊位号(或编号)为9A，第一箱为9A-1，第二箱为9A-2……依此类推。此标记一般要求写在展品箱左上角。
5、 体积(Meas.)：长×宽×高(以米为单位)
6、 毛重、净重(G.W./N.W.)：以公斤为单位
注：摊位编号是展团自编号，只作为展品发运和制作单证之用，和实际摊位号无关。
三、展品集中
展品运输时，一般组展公司基本采用指定专业公司作为展品国内运输代理单位的方式，由他们负责展品的国内集中、报关和远洋运输工作。
展品一般在展览开始前2个月集中到组展公司指定运输代理单位的仓库，以便保证展品在展览开幕前及时运到摊位上。因此，展品集中的时间不能超过组展公司规定。
展品展后一般不安排回运，多由参展商自己处理。如确实需要安排回运，要及早联系组展单位，所产生的费用由参展企业自己承当。
四、展品运输单证
展品国内外清关所需单证包括展品清册、装箱单、发票。有的国家要求提供原产地证(FORM A或C/O)和卫生防疫证书。
所有单证都必须盖有公司公章和签字，在组展公司规定时间内将所要求的单证正本寄抵。如果展品随身自带，必须携带好全套以上单证，以便过海关检查时出示。
五、参展人员注意事项
大多数出国展组展单位制定有如下注意事项：
1、一般展团实行“总团管理，分团负责”的管理责任制。各参展企业应自觉配合展团领导工作，遵守纪律和要求。
2、参展人员在外护照和机票由总团统一保管。如果临时需要借出，必须向总团说明合理理由，并办理借出手续，用完后立即归还。
3、展团人员在外的一切活动必须服从总团的统一领导和安排，不允许擅自离团活动，更不能到展团安排以外的他国活动。人员临时外出要征得所属单位在外负责人的同意，并向领导报告。
4、遵守外事纪律，遵守所在国法律，尊重当地的风俗习惯，维护国家尊严。
5、遵守博览会的有关规章制度，不得提前撤展，按博览会规定处理样品;展览期间参展人员认真做好贸易洽谈工作，争取多成交。
六、有关资料
为有效做好展览的筹备和出展工作，参展企业要详细阅读下列资料：展览会介绍和市场材料、具体筹展日程表、展品运输详细联系办法、展团在外行程计划、摊位装修方案等。另外，参展企业还要准备出国人员签证资料表格、商业发票、装箱单、展品清册等资料。
总之，充分的展前准备是成功出展的重要保障。
附：参展企业参展准备工作日程表
一、参展企业填写参展申请表
二、参展企业付参展定金
三、送交参展企业资料 展前三个月
四、了解展团出访路线 展前两个半月
五、办理护照等出访手续 展前两个月
六、展品报关单证和展品集中发运 展前两个月
七、参展企业确认摊位位置和装修方案 展前一个半月左右
八、参展费余额汇入组展公司 展前一个半月
九、集中护照，统一申请签证 展前一个月
十、展前会议 展团出发前一天或当天
十一、展团出发 展前三天
