ISO22000标准“职责和权限”相关条款的分析和审核方法

 

台州出入境检验检疫局   孔先利

 

明确相关活动的职责和权限，是食品安全管理体系有效运行的保障。一个有效的食品安全管理体系，需要建立一套分工明确、权责清晰、高效运转的组织机构体系，规定各个部门和岗位的职责和权限，以控制和协调组织内与食品安全有关的活动，确保食品的安全。本文通过对ISO22000标准中“职责和权限”相关条款的摘录和分析，充分认识了标准中“职责和权限”相关条款的重要性，并围绕这些条款探讨相应的审核思路和方法。
    一、“职责和权限”相关条款和要求
    通读ISO22000标准全文，共有14个条款明确提出，或包含了“职责与权限”的相关内容和要求。
    5.4，以“职责和权限”作为条款的标题，确定了“职责和权限”的总体要求，即最高管理者应确保规定各项职责和权限并在组织内进行沟通，以确保食品安全管理体系的有效运行和保持；同时，应指定人员，并明确其职责和权限，以处理与食品安全管理体系有关的问题。
    为了满足5.4条款的总体要求，标准在如下13个条款中进一步明确规定，或包含了职责和权限的具体内容，分别是：
    5.5，要求组织的最高管理者应任命食品安全小组组长，并授予其相应的职责和权限。
    5.6.1，指定人员应具有规定的职责和权限以进行有关食品安全信息的外部沟通。
    6.2.1，当需要外部专家帮助建立、实施、运行或评价食品安全管理体系时，应对专家的职责和权限在协议或合同中予以规定。
    7.3.2，应任命食品安全小组，同时明确食品安全小组的相应职责和权限。
    7.5e，操作性前提方案文件中应规定每个方案控制的职责和权限。
    7.6.1f，HACCP计划文件中应规定每个关键控制点的控制职责和权限。
    7.6.4e，关键控制点的监视系统应确定与关键控制点的监视和评价监视结果有关的职责和权限。
    7.8，验证策划应规定验证活动的目的、方法、频次和职责。
    7.10.1，当关键控制点的关键限值超出或操作性前提方案失控时，针对潜在不安全产品采取的所有纠正应由负责人批准并予以记录。
    7.10.2，通过监视操作性前提方案和关键控制点所获得的数据，应指定具备足够知识和权限的人员进行评价，以启动纠正措施。
    7.10.3，处理潜在不安全产品的控制要求、相关响应和授权应形成文件。
    7.10.4，最高管理者应指定有权启动撤回的人员和负责执行撤回的人员。
    8.4.1，应在形成文件的内部审核程序中规定审核策划、实施审核、报告结果和保持记录的职责和要求。
    二、“职责和权限”相关条款的分析
    1、层次性和关联性分析
    上述“职责和权限”相关的14个条款，5.4是总体性的要求，其余13个条款是具体活动的职责和权限要求，是5.4条款的进一步补充和具体化，并分散于ISO22000标准的第5、6、7、8各个章节。从表面上看，无逻辑可言，但仔细分析、归纳，这些条款可以分为四个层次：
    第一，食品安全管理体系建立、实施和保持的职责和权限，体现在5.4，5.5，6.2.1，7.3.2等条款，即食品安全管理体系建立和保持过程中，食品安全小组组长、食品安全小组、外部专家和相关部门的职责和权限；
    第二，控制措施实施的职责和权限，体现在5.6.1，7.5e，7.6.1f等条款，即操作性前提方案和关键控制点的控制，以及外部沟通的职责和权限；
    第三，控制措施监视和评价，以及不符合控制的职责和权限，体现在5.4，7.6.4e，7.10.1，7.10.2，7.10.3，7.10.4等条款，即监视结果的评价、关键限值超出、操作性前提方案失控、潜在不安全产品处理、不安全产品撤回等的职责和权限；

第四，验证的职责和权限，体现在7.8，8.4.1等条款，即验证策划、实施和内部审核的职责和权限。

四个层次的职责和权限相互独立，又互相关联，体现了食品安全管理体系的策划（P）、实施（D）、检查（C）、纠正（A）等环节，不仅涉及管理层，而且涉及操作层、验证层，贯穿于食品安全管理体系的所有过程，通过职责和权限的层层落实，不断改进食品安全管理体系的有效性，确保安全食品的实现。

2、指定人员的职责、权限和能力分析

“职责和权限”相关的14个条款中，其中5.4，5.5，5.6.1，7.3.2，7.10.2、7.10.4等6个条款不仅要求规定工作的职责和权限，而且明确要求最高管理者应指定专门的人员（或一组人员）予以负责，以便处理食品安全管理体系有关的问题（5.4），执行食品安全信息的外部沟通（5.6.1），组成食品安全小组（7.3.2），负责操作性前提方案和关键控制点监视结果的评价（7.10.2），负责撤回的启动和执行撤回（7.10.4）。

在指定人员时，标准不仅要求与其所在的部门、职位和权限相适应，而且要求指定人员应具备的足够的知识和能力，以胜任指定的工作。如任命食品安全小组时，小组应具备多学科的知识和建立与实施食品安全管理体系的经验（7.3.2），因而食品安全小组成员的指定应充分考虑小组的整体能力，确保食品安全相关知识和经验的互补。对于操作性前提方案和关键控制点监视结果的评价（7.10.2）、处理食品安全管理体系的有关问题（5.4）、执行食品安全有关信息的外部沟通（5.6.1）等的指定人员，同样应具备足够的食品安全知识、培训、技能和经验，充分理解食品安全的相关性和重要性，以便适时的采取针对性的措施，预防食品安全问题的发生。

三、“职责和权限”相关条款的审核

从上述条款的综合分析，不难看出，ISO22000标准中充分重视了职责和权限的重要性，通过强化职责和权限相关条款，确保影响食品安全的关键活动人员明确、责任到位、权限充分、资格胜任，避免出现食品安全管理上的真空地带，防止由于人为责任不明、能力不足而造成食品安全事故的发生。

作为第三方的认证审核，如何获取充分的审核证据，体现标准的上述精神，以便对受审核组织食品安全管理体系“职责和权限”的相关条款作出客观准确、恰如其分的评价，笔者认为，可以围绕如下四个方面进行审核：

1、做好文件审核工作。

为满足ISO22000标准的上述要求，受审核组织一般会在质量手册、程序文件和HACCP计划等体系文件中对职责和权限作出一般性的规定，因而在文件审核环节，审核员的重点应关注标准提到的职责和权限相关条款在质量体系文件中“有无作出规定，规定是否合理”。而对于标准条款有要求，而质量手册、程序文件或HACCP计划没有作出规定的职责和权限，如具体的指定人员等，应保留线索，并在现场审核时一一查证、追溯，确保标准中要求的职责和权限均在相关文件中明确规定。

2、加强对实施环节的审核。

规定了各项活动的职责和权限，更重要的是责任人员、指定人员应按照赋予的责、权有效予以实施。因而现场审核时，审核员应通过询问获取责任人员、指定人员是否清晰明了自己的职责和权限，以及如何实施这些职责和权限；通过查阅质量记录，观察现场活动，验证相关职责和权限是否得到了贯彻落实，如查阅外部沟通相关记录，验证指定人员是否履行了食品安全信息的外部沟通职责。

对于指定人员，审核时还应关注文件授权的指定人员与实际执行的人员是否一致，如文件规定关键控制点监视记录的审核和评价由生产部经理执行，而查阅监视记录时，可能会发现记录上审核签字是质检部经理。

3、重视接口活动的审核。

职责和权限不仅需要作出明确的规定，更需要在组织内部进行广泛的沟通，各司其职。也只有充分的沟通，员工才能知晓自己在组织中的职责和权限，以及出现问题时应向谁报告，接受谁的通知，监视结果和记录应提交给谁评价等等。因而，现场审核时，针对监视人员，操作人员，审核员除了应询问这些岗位人员本身的职责和权限外，还应了解其是否知道食品安全问题的报告责任和接口关系。

同时，通过查阅责任部门和指定人员是否已经收集了规定的食品安全相关的记录、信息，确定接口是否畅通、职责和权限的接口关系是否正常。

4、结合食品安全具体活动开展审核。职责和权限的实施往往结合于具体的食品安全活动中，因而，审核时也应结合具体活动，确定职责和权限的规定是否合理、是否得以实施以及实施是否有效。如对关键控制点的职责和权限审核，应审核监视、评价和验证各个环节的责任是否均已明确，监视、评价和验证活动是否得到实施并保持记录。

对于要求指定人员的条款，审核时还应当关注指定人员是否具备该项活动必须的知识和能力，通过询问食品安全相关问题，查阅指定人员的教育、培训记录、资格证书和工作经验等，对指定人员的能力胜任与否作出客观的评价。

综上所述，笔者认为，ISO22000标准高度重视了食品安全管理体系的建立、实施、保持和改进过程中“职责和权限”的重要性，并体现于标准的众多相关条款，我们应该保持对“职责和权限”相关条款的整体性认识，牢牢把握“职责和权限”相关条款的特点和精神，在审核实践中充分认识这些条款的整体性、层次性、相关性和重要性，才能做到有的放矢的开展审核，确保审核的质量和有效性。