这是很多检测机构困惑的问题,甚至有些评审员在评审过程中不认可电子版的原始记录,要求原始记录一定要手写。
其实,这是一种误解,电子记录是可以完全代替纸质记录的,之所以不少人顾虑重重,是由于对相关规范和标准理解得还不到位,其实《检验检测机构资质认定通用要求》(RB/T214-2017)中关于电子记录已经规定得非常明确了,我们一起来看一下:
a.记录可存于不同媒体上,包括纸质、电子和电磁等方式;
b.所有记录的存放条件应有安全保护措施,对电子存储的记录也应采取与纸质媒体同等措施,并加以保护及备份,防止未经授权的侵入及修改,以避免原始数据的丢失或改动。
(1)4.5.3文件控制
该条款的“条文释义”中规定的有:文件可承载在各种载体上,可以是数字存储设施(如光盘、硬盘等),或是模拟设备(如磁带、录像带或磁带机),还可以采用微缩胶片、纸张、相纸等,还可以是以上媒体的组合。
(2)4.1.5 保密
该条款要求 检验检测机构应建立和保持客户秘密和所有权的程序,该程序应包括保护电子存储和传输结果信息的要求。
这一条款要求以电子媒体技术存储数据和结果的,应有程序保证传输的准确性和保密性。
(3)4.5.16数据信息管理
这一条款要求对所有媒介上的数据予以保护,当运用计算机或信息化系统对检测数据采集、记录、处理、传输、存储时,应制定措施保证数据的完整性、正确性和保密性。
记录的关键不在于介质,而在于管理,无论是纸质记录还是电子记录,即原始性、充分性、规范性、可追溯性、安全性、保密性。