实验室应建立完善的标准台账对所有标准进行登记管理。台账应能记录实验室每份标准的来源、现在状态、追踪标准的持有者等,方便在用标准的查询、作废标准的处理。
台账内容应包括序号、受控号、标准名称、发布日期、实施日期、状态(有效还是作废)、来源、价格、持有者和所在实验室等信息。实验室应配置兼职人员管理台账,定期查询标准信息、更新台账,收回作废标准、发放新标准,完善相关标准的记录,如登记、发放、收回记录、审核和批准记录等,使标准得到全面、准确的控制。
3.1 标准审查批准
凡作为管理体系组成部分发给实验室人员的所有文件,在发布之前应由授权人员审查并批准使用。实验室应对获得的所有标准进行审查批准,审查内容包括以下几点:
①确定标准的来源
应审查标准来源是否可靠,是否通过正规渠道(如标准情报机构等)获得,是否由标准化管理部门正式批准并公开发布。
②判断标准的有效性
对于刚刚发布的标准,在实施日期之前仍允许使用旧标准,但是到了实施日期之后,必须使用新标准。如果是强制性标准,旧标准必须作废,强制回收;如果是推荐性标准,可以保留使用(有作废标识)。但是对检测实验室来说,标准文本的变更涉及实验室资质能力的变更,建议采用新版标准,如果有确实需要保留旧版标准的情况,在实验室资质评审申请时建议同时放置两个标准。检测实验室在承担监督抽查任务时使用的标准版本,应按照监督抽查实施范围的要求来执行。
③确定标准的内容
应审查标准的内容是否完整,有无缺损,不能使用页数缺少、内容有错的标准。完整的标准应包括封面、目次、前言、标准正文、图、附录和封底等,有的标准还应有修订说明等。标准是实验室实施检测、合格判定的依据,如果内容有误造成试验操作错误,影响结果,将严重损害检测的科学性、公平性和公正性。
3.2 注意标准状态标识
经审查批准过的标准,应有唯一性标识。
①标识内容至少包括实验室受控号和状态;
②实验室的受控号是唯一的,用于区别其他管理体系;
③标准的状态分为有效、作废和作废保留(作为参考资料)。每次状态的变更都应有审查程序,批准日期;
④应及时地从标准持有者处收回无效或作废的标准,防止误用。处于法律或只是保存目的而保留的作废标准,应有适当标记。
标准的规范文本分为电子文本和纸质文本。实验室可以从国家、各省市标准情报部门获得规范文本,可以采取签署长期合作协议的方式来购买。作为服务的采购方,实验室应做好采购评估,对标准情报部门提供的服务进行调研、论证,选择一个服务质量好的情报部门,能够快速、便捷、准确地获得规范的标准。
那么网络下载的标准是否可以使用?这取决于使用的目的,如果使用者将其作为知识资料参考资料学习,可以收录进个人资料,但收录前应确保标准的完整性、正确性;如果将其作为实验室的正式文件纳入管理体系受控,是不可取的(不是说绝对不可以),因为其来源不可追溯、无法控制。建议购买正版标准。
5.1 及时获得新标准信息
实验室可以在技术期刊、学术杂志上了解相关产品标准的修订情况,也可以在标准情报部门的网站上查询标准的最新状态,还可以参加各种行业座谈会,了解产品的发展状况,标准的更新方向。
5.2 标准变更评审
标准一旦发生变更,实验室应组织研究新旧版本标准差异,评审现有实验室环境条件、人员能力、检测仪器设备等是否满足新标准要求。对于仅存在代号、年号或文字描述变更,检测方法、技术要求、试验设备发生变化的标准,实验室应进行技术确认,必要时采取添置试验设备、开展人员培训、改进试验环境等措施,以适应新版标准要求。否则实验室的相关资质能力将不能继续维持,不可出具依据新标准的检测报告。
5.3 标准变更涉及的各项文件的修订
标准是检测活动开展的依据。标准发生变更后,涉及的一系列文件记录都需要对照新标准要求,重新修订。
①修改原始记录和检验报告。对照新标准要求,修改检测依据,文字描述,技术要求,试验方法等内容;
②修改检验操作规程。对于制定操作规程的检验项目,应根据新标准评估现有设备的适用性,现有设备条件是否满足新的要求。如果仍符合要求,则可继续使用,如果不符合要求,则需要停用、改进或购置新设备满足检测需要。