在Word中快速设置文字或段落的格式有两种方法，一种是用格式刷，另一种是套用样式，采用样式的方法效率更高，修改更方便。样式分为内置样式和自定义样式，内置样式是Word本身所提供的样式，自定义样式是用户将常用的格式定义为样式。
1.内置样式的用法
在某一段或某几段中应用样式，单击此段落(或选中多段落)，将光标移入此段的任何位置。然后单击“格式”工具栏上的“样式”，从下拉列表中选择所需的样式即可。直接单击“样式”框中的下拉按钮，所弹出的下拉列表中只含有部分常用的内置样式，要列出全部的内置样式，可按住“Shift”键后再单击“样式”框中的下拉按钮。套用样式也可以单击“格式”菜单中的“样式”命令，在弹出对话框中的样式列表框中单击所需的样式，再单击〔应用〕按钮。如果样式框中没有列出需要的样式，可在“列表”框中选择其他的一组样式。
2.自定义样式的建立及应用
当Word提供的内置样式不能满足需要时，可以创建自定义样式。方法是将文本中某段设置为常用的格式，然后将光标置于此段或选定此段，单击“格式”工具栏上的“样式”框，输入自定义样式的名称后回车。将自定义样式应用于其他段落的方法与内置样式的用法相同。
这样创建的样式仅在本文档中有效，在新建的文档中不能使用。如果以后常用这个样式，可以将其添加到模板中，方法是单击“格式”菜单中的“样式”命令，在弹出对话框中的“样式”列表框中选定需要的样式，单击〔更改〕命令按钮，在“更改样式”对话框中选中“添至模板”复选框后〔确定〕。
3.自动更新样式
自动更新样式的作用是：文档中应用同一样式的段落，如果对其中一段的格式进行修改，其他段落也自动进行相应的修改。将样式设为自动更新的方法为：单击“格式”菜单中的“样式”命令，在弹出对话框中的样式列表框中选定需要的样式，单击〔更改〕命令按钮，在“更改样式”对话框中选中“自动更新”复选框后〔确定〕。
有时候我们要对应用了同一样式的若干段落进行相同的格式修改，而有时我们只想修改其中一段的格式而其他段落不变。可以通过设置或取消样式“自动更新”功能进行相应的操作。我们用以下的方法操作更方便：以“宋体小四”样式为例，若“宋体小四”样式具有“自动更新”功能，先将此功能取消。当我们修改了应用“宋体小四”样式的某一段格式，其他应用此样式的段落格式不发生变化。若想要其他应用此样式的段落格式发生相应的修改，单击“格式”工具栏上的“样式”框后回车，便弹出“更改样式”对话框(如图1所示)。选择第一个单选框后确定。其他应用此样式的段落的格式发生相应的修改。
上面只介绍了应用于段落的样式，应用于文字的样式称“字符样式”，用法与段落样式相似，但必须先选定字符。