数据库管理是企业信息管理的重要内容。不过数据库管理人员不得不面对这样一个现实：绝大多数企业的商业信息不是储存在数据库中，在word和Excel格式的文档中，这无疑对信息的管理带来极大麻烦。基于此，微软重新构建了Office的文件系统，利用XML（EXtensible Markup Language）可扩展标记语言来做数据转移的文件格式，使文档具备检索和重复利用的特性。
正象HTML一样，可扩展标记语言XML也是一种标记语言。不过，作为HTML的替代语言，它弥补了HTML的不足，XML结构严谨，数据清晰可读，且显示样式与数据信息是分离的，使搜索引擎能快速高效地找到所需信息。
在WORD2003中，XML文档可通过模板创建，或者为一个以经存在的WORD文档添加XML标记。这一过程并不比创建一个普通的WORD文档复杂多少。
首先单击菜单“视图 | 任务窗格”，选择其中的“XML结构”任务窗格。
在“XML结构”任务窗格面板中单击“模板和加载项”，弹出模板和加载项对话框，在 XML 架构选项卡中，单击“添加架构”按钮。
找到已经在Visual Studio .NET中创健好的XLM架构文件（扩展名为XSD），此时在XML任务窗格底部显示出可以应用的XML标记。
单击该标记，由于这是应用到本文档的第一个元素，所以会弹出“是否应用于整篇文档？”的对话框，单击第一个“应用于整篇文档”按钮。
之后我们就可以为数据文本添加XML标记了。方法是选择需要添加标记的文字，再单击相应的标记。
重复上一步骤，直至所有需要数据信息被XML元素标记出来。
最后，保存文档为XML格式，如果同时选中“仅保存数据”，则可以将数据保存起来，其它无关的文字信息则被忽略。
保存好的XML文档可以用浏览器或写字板打开，其中的数据就是我们在WORD中用XML标记语言标记出来的，这样文档就可以轻松地和数据库系统整合在一起，并具备了检索和重复利用的特性。