第一步:定制专用模板文件
个人建议更改模板文件如下:
1.连按两次“Ctrl+T”键，使文本段落的首行缩进两个字，符合中文的编辑习惯，在写作及排版中不用再为此麻烦。
2.指定文字的默认字体。
3.指定文字默认字号。
4.指定文件默认的段落行距。
5.添加页码。
6.指定默认的页面设置（如“B5”或“A4”等）。
第二步:定制专用样式
刚才更改模板文件，使文件的默认格式符合我们的排版要求。有时，我们在编辑文件时，往往还对文本有特殊要求。举例说，要求标题比正文大一号字并加黑，要求每行小标题加黑等，这时就可以使出样式法宝了。
在这里，以建立“标题样式”为例，要求“标题样式” 是: 字号为二号，字体为黑体，并且居中。首先选择“格式/样式”项，弹出样式面板，点击样式面板中的“新建”按钮。根据“标题样式”的要求，再单击“格式/文字”项，出现“文字”面板，在“中文字体”中选择“黑体”，在“字号”中选择二号字，“确定”，关闭“文字”面板。再次单击“格式”按钮，选择下拉菜单中“段落”项，在右下方的“对齐方式”中选择“居中”即可。回到正常编辑状态下，点击工具栏上的样式下拉菜单，就会找到新建的“标题样式”。
第三步:定制专用工具栏
点击工具栏上的“添加或删除按钮”按钮，去掉那些对钩，即可去掉一些你不常用的按钮选项。
把鼠标置于工具栏之上，单击右键，选择“自定义”项，可以自由地编辑工具栏了。选中“命令”页签，在左边选中“样式”，右边会出现我们刚才制作的样式，拖入到工具栏的适当位置即可。我们还可以添加各种按钮，甚至可以从“字体”项中把常用的字体等拉到工具栏上。
第四步:运用快捷的操作技巧
熟练运用一些快捷键能够使你的排版及编辑速度快上加快。主要的快捷方式有:用Ctrl+A快速选中全文; 双击鼠标左键能快速选中一段文字等。把这些“选中”技巧同样式按钮或者格式刷配合起来使用，能使排版速度显著提高。此外，如Ctrl+S是快速存盘，Ctrl+X是剪切，Ctrl+C是复制，Ctrl+V是粘贴，Ctrl+Home能快速回到文档开头，Ctrl+End能快速到达文档结尾等，大家可以看看Word的帮助文件。
本文中我把个人认为最关键的内容总结了一下，希望能帮助从事文字编辑的朋友提高工作效率。