对于一篇比较长的文档，详细地阅读它并弄清楚它的结构内容是 一件比较困难的事。使用大纲视图可以迅速了解文档的结构和内容 梗概。因为大纲视图可以清晰地显示文档的结构，如图6-8 所示。 其中，文档标题和正文文字被分级显示出来，根据需要，一部分的 标题和正文可以被暂时隐藏起来，以突出文档的总体结构。可以通 过文档视图来浏览这个文档以把握文档的总体结构，然后再详细了 解文档的各部分。word大纲视图 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703642775.gif">
用户在创作一篇文档时，可以先在大纲视图中列出它的提纲和各 级标题，然后再根据提纲逐步充实文档的内容。在大纲视图中，在 每个标题的左边都显示了一个符号。word大纲视图 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703643352.gif">表示带有下一级标题（包括 子标题和正文）。
word大纲视图 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703644158.gif">表示不带有下一级标题。
正文是大纲中除标题以外的任何段落文字。在大纲视图中，段落 左边的小方框word大纲视图 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703644437.gif">，表示该段落为正文。正文可以看成是最低一级的 标题。
要显示文档的大纲，首先切换到大纲视图。单击【视图】菜单中的【大纲】菜单项，或者单击水平滚动条中的【大纲视图】按钮， 可以切换到大纲视图。
6.2.1 在大纲视图中组织文档
有两种方法可以组织文档大纲：
（1）使用大纲视图中输入标题的方法组织文档，在重新组织标 题和子标题时，Word 会自动为标题设置内置标题样式。可以将该文 档大纲折叠，以便只显示需要查看的标题。
（2）在大纲样式编号列表中输入标题和子标题。文字必须设置 为内置标题样式。为各个标题指定大纲级别。由此建立分层结构的 文档，然后可以在大纲视图或文档结构图中编辑该文档。这样可以 不改变文字的显示方式。
6.2.1.1 用输入标题的方式组织大纲
使用大纲视图组织新文档的过程是先输入文档的各级标题，在建 立合适的文档组织结构后，再添加详细的正文即可完成文档的编辑。 具体的操作步骤如下：
（1）建立新的文档，并切换到大纲视图中。
（2）输入各个标题，刚输入的标题Word 会自动设为内置标题样 式“标题1”。输入完毕后，按Enter 键可以输入下一个标题。
（3）如果将标题指定到别的级别并设置相应的标题样式，可以 利用【大纲】工具栏中的升降级按钮word大纲视图 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703644439.gif">。也可以利用拖动标题 前面的符号
word大纲视图 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703644157.gif">或
word大纲视图 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703645940.gif">的方法来实现：如果想将标题级别降至较低级别， 向右拖动符号；如果想将标题升级至较高级别，请向左拖动符号。
（4）在建立满意的文档组织结构后，切换到普通视图或页面视 图以添加详细的正文内容。
如果向上或向下拖动符号，可以实现文档内容的移动，且该标题 的从属标题和文字将也随之移动。也可以单击工具栏中的【上移】 或【下移】按钮word大纲视图 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703645953.gif">，把光标所在的段落标题上移或下移一个位置。
对于文档中采用的内置标题样式的标题，用户可以按住所选的编 号格式为其自动编号。步骤如下：
（1）选定要编号的标题，如果一个标题被选定，那么这个标题 的所属标题和文字也会同时被选定。
（2）单击【格式】菜单中的【项目符号和编号列表】菜单项， 并在弹出的【项目符号和编号】对话框中选中【多级符号】选项卡， 如图6-9 所示。
（3）单击含有【标题1】、【标题2】等字样的编号格式，然后 单击【确定】按钮。Word 就会按照选定的编号格式为标题自动编号，如图6-10 所示。word大纲视图 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703645913.gif">
word大纲视图 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703646328.gif">
如果自动编号有些格式不是很符合用户的要求，可以单击【项目符号和编号】对话框中的【自定义】按钮，对编号的格式进行修改 到合意即可。
6.2.1.2 为段落指定大纲级别
要在大纲视图中编辑文档，必须将文档设置为分层结构。上面介 绍的将文本设置为内置标题样式格式，可以将文档设置为分层结构； 为段落指定大纲级别也是一种为文档设置分层结构的方法。
使用大纲级别不会改变文字的显示方式（标题样式设置具体的格 式，所以不同级别标题的显示不一样，而大纲级别设置“隐藏”的 格式）。
为段落指定大纲级别的步骤如下：
（1）在普通视图中或页面视图中，选定想要设置大纲级别的段 落，注意这些段落应该是正文文字级别，如果是标题级别，要先将 其降为正文，再为其指定大纲级别。
（2）单击【格式】菜单中的【段落】菜单项，在弹出的【段落】 对话框中选择【缩进和间距】选项卡，如图6-11 所示。word大纲视图 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703647972.gif">
（3）在【大纲级别】的下拉式列表框中，选择所需的级别。
（4）单击【确定】按钮即可。
在为各个段落设置好大纲级别后，切换到大纲视图中，即可以看 到各段按大纲级别的不同分为不同的层次。
6.2.2 查看文档组织
在大纲视图中，可以将文档大纲折叠起来，仅显示所需标题和正 文，而将不需要的标题和正文隐藏起来，这样可以突出文档结构， 简化了查看文档的时间；而且还可以在文档中移动和重新组织大块 文本。
只有设置了内置标题样式（标题1 到标题9）或大纲级别（1 到9 级）的文本才是可以在大纲视图中折叠和展开的。
要折叠某一级标题下的文本，请在【大纲】工具栏上单击要显示 的最低级别的编号按钮。例如，单击【显示至标题3】按
word大纲视图 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703648473.gif">，则 整篇文档只显示第一级到第三级的标题，第三级以下的标题将被折 叠而隐藏起来。
如果只折叠某一标题下的子标题或正文，请把光标移到该标题 上，单击【折叠】按钮word大纲视图 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703649391.gif" width="20" height="17">。单击一次，折叠最低的一级。
如果要折叠某一标题所有子标题和正文，双击该标题前面的分级 显示符号word大纲视图 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703649894.gif">即可。如果要折叠所有的正文，请单击【大纲】工具栏中的【全部】按钮。
展开标题下的子标题和正文的方法同折叠的方法类似，要展开并 显示所有标题和正文，单击【全部】按钮即可，如果要只显示正文 的第一行，请单击【只显示首行】按钮，如图6-12 所示。正文的内 容只显示第一行，后面用省略号来表示下面还有内容，只显示首行 可以快速查看文档结构和内容。word大纲视图 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703649274.gif">
如果要展开并显示某一标题下所有折叠的子标题和正文，双击该 标题前面的分级显示符号即可。如果对某一标题下的折叠文本要一 次展开一级，只要把光标移到该标题上，然后单击【展开】按钮word大纲视图 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703651334.gif">即 可。
6.2.3 在大纲中设置文本格式
在大纲视图中，Word 监护了文本格式的设置，以便将用户的精力 集中于文档结构。所以在大纲视图中的文本格式和在其他视图中是 有所不同的。每一级标题都已设置为相应的内置标题样式（标题1到标题9）或大纲级别（1 级到9 级）。可以在标题中使用这些样式 和级别。在大纲视图中可以将标题拖动至相应级别，从而可以自动 设置其标题样式。如果想改变标题样式的格式，可以更改其格式。
Word 为了使文档的层次结构更清晰，会按照标题缩进的方法缩进 该标题，这种缩进只在大纲级别中出现，如果切换到其他视图状态， 这种缩进将会被取消。
在大纲视图中，并不出现段落格式设置。而且，标尺和段落格式 命令将无效，要查看或修改段落格式，应该切换到其他视图中。
在大纲视图中，字符格式（字体、字号、字形）依然有效，如果 为了防止分散注意力，可以单击【大纲】工具栏中的【显示格式】 按钮word大纲视图 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703651991.gif">，Word 将会用纯文本格式显示大纲。如图6-13 所示，如果 要恢复显示字符格式，只需再次单击【显示格式】按钮
word大纲视图 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703651991.gif">即可。
word大纲视图 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703651181.gif">
如果用户为了在大纲视图中编辑文档的同时查看文档的真实格 式，可以拆分文档窗口。在一个窗口中使用大纲视图，而在其他窗 口中使用页面视图或普通视图，在大纲视图中对文档所做的修改会 显示在其他窗口中。具体步骤如下：
（1）打开文档，并切换到大纲视图。
（2）单击【窗口】菜单中的【拆分】菜单项。
（3）选定拆分的位置，然后在另一个窗口切换到页面视图，如 图6-14 所示。word大纲视图 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703653797.gif">
6.2.4 打印大纲
在建立文档的大纲后，还可以将文档的大纲打印出来。如果在大 纲视图中只显示文档的层次结构，那么打印出来的将是显示出来的 文档的层次结构。
要打印大纲，首先应在大纲视图中显示需要打印的标题和正文， 然后单击【文件】菜单中的【打印】菜单项即可。
如果在大纲视图中显示了正文，即使只显示了首行，Word 也将打印全部的正文。
在大纲视图中显示的分页符，也将反映在打印结构中。如果不想 打印分页符，可以暂时删除分页符后再打印。