.4.1 插入合并域
通过将合并域插入到邮件合并主文档的适当位置，可以决定合并 文档时，使用哪些数据源信息以及它们在合并文档中的位置。插入 合并域的步骤如下：
（1）如果主文档没有打开，先打开主文档。打开主文档窗口时， 会显示【邮件合并】工具栏，上面有邮件合并所需要的各种按钮。
（2）将插入点移到待插入合并域的位置。
（3）单击【邮件合并】工具栏中的【插入合并域】按钮，将弹 出一个下拉菜单，上面有数据源的的所用域名，如图7-22 所示。word 在主文档中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170381298.gif">
（4）从弹出的合并域列表框中选择要插入的域名。
（5）重复步骤（2）和（3），将所需要的域名插入主文档中相 应的位置，如图7-23 所示，并对其进行必要的格式化。word 在主文档中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170381564.gif">
合并域是使用一对书名号括起来的域名，域名对应于数据源中的 域名，书名号是合并域的特征符号，它不是从键盘上直接键入的。 如果用户直接键入或使用【插入】菜单中的【符号】命令插入符号 “《》”，Word 将不承认它是合并域的特征符号，只把它当作普通 文字对待。
如果要查看合并结果，单击【邮件合并】工具栏上的【查看合并 数据】按钮。Word 将合并域显示为第一条数据记录中的信息。如果 要查看数据源其他记录的合并结果，可以使用【邮件合并】工具栏上的【首记录】、【上一记录】、【下一记录】、【末记录】箭头 按钮。也可以在【跳至记录】框中输入记录号，可以查看其他数据 记录的信息。查看完后，再次单击【查看合并数据】按钮恢复显示 合并域。
7.4.2 插入Word 域
通过在主文档中插入几种Word 域，可以在最终的合并文档中包 含更多的信息，并且可以控制数据的合并方式。能插入主文档的Word 域有表7-1 所示的以下几种：word 在主文档中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170382457.gif">
word 在主文档中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170383288.gif">
插入这些域的步骤如下：
（1）将插入点移到待插入合并域的位置。
（2）单击【邮件合并】工具栏中的【插入Word 域】按钮，将弹 出一个下拉菜单，上面有一些Word 域名，如图7-24 所示。word 在主文档中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170383432.gif">
（3）从弹出的Word 域列表框中选择要插入的域名。可以打开与 之对应的对话窗口或直接插入域代码到主文档。
（4）重复步骤（2）和（3），将所需要的域名插入主文档中相 应的位置。
下面具体介绍几个Word 域的用法。
1．Ask 域
插入Ask 域，可以在合并主文档和数据源时，提示输入某个书签 的文本。在主文档中插入Ask 域时，将出现【插入域：Ask】对话框， 如图7-25 所示。可以在【书签】框中输入书签名，在【提示】框中输入书签的提示文字，在【默认书签文字】框中输入书签的默认值。word 在主文档中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170385472.gif">
插入Ask 域后，Word 合并每一个数据记录和主文档时，显示一 个对话框。要求用户在插入Ask 域位置输入新的标签文字，如图7-26 所示。word 在主文档中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170386103.gif">
2．Fill-in 域
插入Fill-in 域，可以在合并主文档和数据源时，提示输入要插 入Fill-in 域位置的文本。在主文档中插入Fill-in 域时，将出现 【插入Word 域：Fill-in】对话框，如图7-27 所示。可以在【提示】框中输入提示文字，在【默认填充文字】框中输入默认的插入值。word 在主文档中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170386483.gif">
插入Fill-in 域后，Word 合并每一个数据记录和主文档时，将 显示一个对话框。要求用户在插入Fill-in 域位置输入需要的文字， 如图7-28 所示。word 在主文档中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170387930.gif">
3．If...Then...Else...域
插入If...Then...Else...域，可以在合并主文档和数据源时， 根据条件判断的结果插入相应的文本。例如，当数据域名“数学” 的值大于等于60 时，在主文档中插入“及格”，否则插入“不及格”。在主文档中插入If...Then...Else...域时，将出现【插入域：If】 对话框，如图7-29 所示。可以在【域名】下拉列表框中选定【数学】， 在【比较关系】下拉列表框中选定【大于等于】，在【比较对象】 文本框中输入“60”。在【则插入此文字】文本框中输入“及格”， 在【否则插入此文字】文本框中输入“不及格”。word 在主文档中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170387821.gif">
这样插入If...Then...Else...域后，Word 合并每一个数据记录 和主文档时，将判断该记录的【数学】域名的值，如果大于等于60， 插入“及格”，否则插入“不及格”
4．合并记录域
插入合并记录域，可以在合并主文档和数据源时，会在插入合并 记录域的位置插入当前合并记录的记录号。
5．合并序列域
插入合并序列域，可以在合并主文档和数据源时，会在插入合并 记录域的位置插入当前合并记录的顺序号。
给顺序号成功合并的数据记录数。Word 在每次合并文档时，均 从1 开始给合并的记录记数。该数值可能与合并记录域插入的值不 同。例如，假定只合并编号范围在5 到15 之间的记录。尽管 MERGEREC 对应合并的第一个数据记录的数值为 5，但是合并记录域对应该数 据记录的值仍为 1。
6．下一记录域
插入下一记录域，可以将下一个数据记录合并到当前的结果合并 文档中，而不是重新开始一个新的合并文档。插入下一记录域后， 合并文档的记录号将变为下一个，以后再碰到插入的数据域，将使 用下一记录的值。例如，在还未插入数据域的时候插入一个下一记 录域，则开始合并时，使用的记录号为1，但Word 看到下一记录域， 就跳过第一个记录，开始使用第2 个记录进行合并。合并完一个记 录，记录号变为3，又碰到下一记录域，记录又变为4，对第4 个记 录进行合并。这样就只合并记录号为双数的记录。
7．下一记录条件域
插入下一记录条件域，可以条件判断的结果，决定是否合并该记 录。在主文档中插入下一记录条件域时，将出现【插入域，Next Record If（如果…下一记录）】对话框，在【域名】下拉列表框中选定域 名，在【比较关系】下拉列表框中选定需要的关系运算符，在【比 较对象】文本框中输入比较条件。
插入下一记录条件域，只有满足所设置的条件的记录，才会进行 合并。
8．插入书签域
插入设置书签域，可以在主文档中插入一个书签。可以利用书签 进行定位。下一记录条件域时，将出现【插入域：Set】对话框，如 图7-30 所示。在【书签】框中输入书签的名称，在【值】框中输入 书签的内容。
9．跳过记录条件域
插入下一记录条件域，可以条件判断结果，决定是否跳过该记录。 在主文档中插入下一记录条件域时，将出现【插入Word 域：Skip Record If（如果…跳过记录）】对话框，如图7-31 所示。在【域 名】下拉列表框中选定域名，在【比较关系】下拉列表框中选定需 要的关系运算符，在【比较对象】文本框中输入比较条件。
该域的作用和下一条件记录域正好相反。插入跳过记录条件域， 满足所设置的条件的记录将被跳过，不进行合并，直到不满足条件 的记录。word 在主文档中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170388883.gif">