互相协作，共享文档，是在处理文档中经常遇到的事情，Word 提供了共享文档和信息的功能。
有许多方式可使 Office 程序之间共享信息。用户可根据程序中 信息出现的方式，信息更改时是否更新以及与谁共享信息等要求来 决定共享信息的方式。如：
- 复制和粘贴：复制某个程序中出现的信息，并将其粘贴到另 一个程序中。
- 拖放编辑：在两个打开的程序之间快速复制或移动信息。
- 导入和导出：使用在其他程序中创建的文件。
- 创建超级链接：在一个程序中创建跳转信息，并用有颜色的、 加下划线的文字或图形表示。
- 链接对象：从某个文件中复制信息，并使其与源文件中的原 始数据的改变保持 一致。
- 嵌入对象：从某个程序创建的文件中复制信息，以便能容易 地编辑源程序中的数据而不离开当前文档。
小组协作工作时用户编辑的文档往往要提交其他用户审阅，同时 会作出必要的批注和修订，这也称共享文档。
用户为了允许别人修订自己的文档，可以对文档进行一定的设 置，使Word 在每次经一位审阅者修订后关闭文档都能自己保存当前 版本的文档，所有版本都储存在一篇文档中，Word 会为文档中的每 个版本记录保存版本的日期和时间，包括修改者的姓名。以后可在 【版本】对话框中打开以前版本中的任何一个，在一个单独文档窗 口中进行查看。用户也可以为当前文档提供一个副本，供别人审阅。 提供副本供别人审阅的步骤如下：
（1）打开准备提供审阅的文档。
（2）单击【文件】菜单中的【版本】菜单项，打开如图10-1 所 示的版本对话框。如果文档已经包含了多个版本，会出现在对话框 中。
（3）如果要查看当前版本的备注，单击【查看备注】按钮即可。
（4）如果还没有保存版本或者要新建一个版本，单击【现在保 存】按钮，在弹出的如图10-2 所示的【保存版本】对话框中输入版 本的备注后单击【确定】按钮即可。
（5）如果要打开某个版本来审阅，选定该版本后单击【打开】 按钮即可。
（6）如果不为用户提供副本，应该选中【关闭时自动保存版本】 复选框。这样所有版本都会保存在一个文档了。
用户如果要在保存或另外保存一个文档时保存版本，可以在【另存为】对话框中，单击【工具】按钮，在弹出的菜单中选择【保存 版本】菜单项即可打开【保存版本】对话框，输入版本备注即可。
要查看当前文档的版本信息，可以双击状态栏的图标，即可 弹出如图10-1 所示的【Doc2.doc 中的版本】对话框。
如果在提供审阅文档时防止审阅者对文档作了不通知用户的修 改，可以对文档作适当的保护。