发送和传送word文档

    如果协同工作的伙伴是在另一个地方，那么提供审阅的文档和审 阅后的文档都必须通过网络发送到对方机器上。这就需要发送文档。 如果要其他人在同一时刻能收到文档的副本，请使用电子邮件发送 它。
    如果要其他人逐一联机审阅文档的副本，请传送它而不要发送 它。可将文档逐一发送给收件人，使他们可看到原来的修订和批注， 也可同时发送给所有收件人。可允许只修改文档的某些部分。传送 了文档后，可跟踪它的情况。当所有的收件人审阅完文档后，会自 动地将它们返回给原作者。
    发送者也可以把文档副本发送到一个公用文件夹中，用户和其他 审阅者都可以打开该文档，各审阅者从公用文件夹中将文档提出来 审阅。它一般用于处理需要广泛分发的文档，例如公函等，或者在 不能确定审阅者时使用。要使用这种方式，必须安装了Microsoft Exchange Server。

10.4.1 发送文档
    发送文档，即是把Word 作为电子邮件编辑器来写邮件。发送文 档有两种方式，一种是作为正文方式发送，另一种是作为附件来发送。如果文章是短文档，可以作为正文发送；否则以附件发送。具 体操作步骤如下：
    （1）打开要发送的文档。
    （2）选择【文件】菜单中的【发送】菜单项，如果是以正文方 式发送，则从其级联菜单中选择【邮件收件人】菜单项；如果以附 件方式发送文档，则从其级联菜单中选择【邮件收件人（以附件形 式）】菜单项，就可将邮件信息发送给要接受此文档的人。以正文 方式发送文档和以附件形式发送文档的界面如图10-12 所示。
word文档 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703918585.gif">
    （3）编辑发送文档的审阅者名单，如果有多个审阅者，中间可 以用分号隔开。
    （4）如果是以正文发送文档，单击【发送副本】按钮即可，如 果是以附件形式发送文档，则单击【发送】按钮发送文档。

10.4.2 传送文档
    传送文档有两种情况，一种是文档的原始发送者，他负责把文档 发送出去，经过审阅后再返回到他的手中；另一种是用户只是传送 文档环路上的一位审阅者，他提出审阅意见后，把文档传送到下一 位审阅者。
    如果用户是文档的发件人，则必须创建一份传送名单，然后再开 始传送文档，具体步骤如下：
    （1）打开要传送的文档。
    （2）选择【文件】菜单中的【发送】菜单，然后从其级联菜单 中单击【传送收件人】菜单项，打开如图10-13 所示的对话框。
word文档 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703919748.gif">
    （3）单击【地址】命令，在弹出的如图10-14 所示的【通讯簿】 对话框中选定传送文档的收件人。
word文档 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703919643.gif">
    （4）在【键入名称或从列表中选择】框中键入收件人的姓名， 或者从列表框中选择收件人的姓名，然后单击【收件人】按钮，把 选定的姓名复制到【邮件收件人】列表框中。然后单击【确定】按 钮，返回【传送名单】对话框。
注意：
    只有建立通讯簿后，才可以从通讯簿中选择收件人姓名。用户也 可以在【通讯簿】对话框中单击【新联系人】按钮添加新的收件人 姓名。
    （5）如果要传送文档的同时，需要加入一些消息说明，请在【消 息正文】下面的文本框中输入消息即可。
    （6）选定【同时传送给所有接受者】作为传送方式，再选择合 适的保护方式和其他选项。
    （7）如果要传送文档，请单击【传送】命令。
    （8）如果不传送文档时要关闭对话框，请单击【添加名单】命 令，说明只是添加传送名单，暂时不发送该文档。
    用户可选定组的别名作为收件人姓名。但是，这一组中所有成员 只作为一个收件人考虑。如果要将文档逐一传送给组中的成员，或 者将文档传送给个别的成员而不是整个组，则可改变顺序来完成， 收件人将按照修改后的收件人列表中的顺序接收传送来的文档。首 先在列表中选定所需的收件人姓名，然后单击适当的箭头。
    如果是收件人之一，请按照下列过程操作：
    （1）打开要传送的文档。
    （2）如果要将文档传送给名单上的下一个人，请选择【文件】 菜单中的【发送】菜单项，然后从其级联菜单中单击【传送收件人】 命令，打开【传送名单】对话框。
    （3）如果要改变收件人的顺序，选定要移动的收件人的姓名，然后单击适当的移动箭头。
    （4）选定【依次传送给每个接受者】作为传送方式，然后单击 【传送】按钮。