启动Excel，打开需要查看的工作簿文档(如图4)，选中数据区域中任意一个单元格，然后选择菜单“数据→记录单”，Excel则显示记录单窗体(如图1)，通过单击窗体中的“上一条”或“下一条”按钮，即可按顺序逐条浏览表格中的详细数据。
数据表
图1 记录单显示
单击窗体中的“新建”按钮，将相关数据输入其中，再单击一下“新建”按钮即可向表格中添加新的数据。
单击窗体中的“条件”按钮，输入要查询的条件(如在“监理单位”对应的方框中输入“*雨山”)，然后再单击“上一条”或“下一条”按钮，即可分别查询到“监理单位”中包含“雨山”二字所有记录的详细情况。 (注：“*”号代表所有字符；如果查询的字符是单元格的第一个字符，则“*”号可以省略。)
注意：要正确使用“记录单”功能，最好让表格结构保持简单的二维表格形式，不要出现如图2所示红色框内的复杂结构。
图2
如果出现图2的复杂结构，在进行上述“记录单”操作时，系统会弹出如图3所示的对话框。
图3
此时可以将表格修改成普通的二维格式(如图4)，就可以使用“记录单”功能了。
图4