一、申领出口许可证应提供的文件和材料
(一)各类进出口企业申领出口许可证时，应向发证机关提供的一般文件和材料：
1.出口许可证申请表。申请表(正本)需填写清楚并加盖申领单位公章。所填写内容必须规范。
2.出口合同(正本复印件)。
3.申领单位的公函或申领人的工作证；代办人员应出示委托单位的委托函。
4.非外贸单位(指没有外贸经营权的各机关、团体和企事业单位，下同)申领出口许可证，需提供其主管部门(司、局级以上)证明。
5.第一次办理出口许可证的申领单位，应提供外经贸部或经其授权的地方外经贸主管部门批准企业进出口经营权的文件(正本复印件)。
6.外商投资企业第一次出口申领许可证，应提供政府主管部门批准该企业的批准证书和营业执照(复印件)，由发证机关存档备案。
(二)一般贸易项下出口，还应分别提交以下材料：
1.属配额管理商品，国家部委各类进出口企业应提交外经贸部出口配额审批部门的批件，各地各类进出口企业应提交各地外经贸主管部门的出口配额审批文件。
2.属军民通用化学品，应提交化工部的批件；易制毒化学品应提交外经贸部的批件；重水应提交外经贸部的批件；计算机应提交外经贸部批准的《出口计算机技术审查表》。
3.属配额有偿招标商品，应提交有关招标委员会下发的《申领配额有偿招标商品出口许可证证明书》；对无偿招标商品，应提交有关招标委员会下发的中标证明书。
(三)承包工程带出商品(配额有偿招标商品按招标的有关规定办理)，国家部委各类进出口企业应提交外经贸部的项目批件及出口单位的合同；各地各类进出口企业应提交各地外经贸主管部门项目批件及出口单位的合同。出口合同应列明承包工程需带出的许可证商品的品类、数量。
(四)进料加工复出口，属占用出口额度的商品，国家部委各类进出口企业应提交外经贸部批准的出口配额文件和进料加工的文件；各地各类进出口企业应提交各地外经贸主管部门批准的出口配额和进料加工的文件。非占用额度的进料加工复出口商品，国家部委各类进出口企业应提交外经贸部的批准文件和进料加工登记手册。
钢材、生铁、锌、食糖等商品的进料加工复出口，全国各类进出口企业应提交外经贸部的批件及进料加工登记手册。
(五)非贸易项下出口，应提交的文件和材料：1.出运样品。
非外贸单位出口货样时，每批货样价值高于人民币5000元、不超过人民币1万元的，应提交上级主管部门(司、局级以上)出具的公函。
各类进出口企业，出运实行许可证管理的货样，每批货样价值高于人民币5000元的，应按一般贸易管理规定申领出口许可证。
2.出运展品。
非外贸单位主办出国展销会所带物品，凡需要在外销售或展后不带回国的，应提交经外经贸部批准的举办展览会的批件。
外经贸部授权的部委直属总公司主办出国展览会所带在外销售的物品，属许可证管理商品，应提交经外经贸部批准的举办展览会的批件。
二、出口许可证申请表内容规范
凡申领出口许可证的单位，应按以下规范填写出口许可证申请表。
(一)出口商：1.配额管理出口商品，应填写出口配额指标单位的进出口企业全称；2.一般许可证管理出口商品，应填写有出口经营权的各类进出口企业的全称；3.还贷、补偿贸易项目出口，应填写有出口经营权的代理公司全称；4.非外贸单位经批准出运货物，此栏填写该单位名称；5.企业编码，应按外经贸部授权的发证机关编定的代码填写(下同)。
(二)发货人：1.配额招标商品(包括有偿和无偿招标)的发货人与出口商必须一致；2.其他出口配额管理商品的发货人原则上应与出口商一致，但与出口商有隶属关系的可以不一致。3.还贷出口、补偿贸易出口和外商投资企业委托代理出口时，发贷人与出口商可以不一致。
(三)出口许可证号：由发证机关编排。
(四)出口许可证有效截止日期：1.实行“一批一证”制的商品，其许可证有效期自发证之日起最长为三个月。供港澳(不包括转口)鲜活冷冻商品的许可证有效期为一个月。 2.不实行“一批一证”制的商品、外商投资企业和补偿贸易项下的出口商品，其许可证有效期自发证之日起最长为六个月。3.许可证证面有效期如需跨年度时，可在当年将许可证日期填到次年，最迟至二月底。
(五)贸易方式：1.此栏内容有：一般贸易、易货贸易、补偿贸易、进料加工、来料加工、外商投资企业出口、边境贸易、出料加工、转口贸易、期货贸易、承包工程、归还贷款出口、国际展销、协定贸易、其他贸易。2.进料加工复出口，此栏填写进料加工。3.外商投资企业进料加工复出口时，贸易方式填写外商投资企业出口。4.非外贸单位出运展卖品和样品每批价值在5000元以上的，此栏填写“国际展览”。5.各类进出口企业出运展卖品，此栏填写“国际展览”，出运样品填写一般贸易。
(六)合同号：1.指申领许可证、报关及结汇时所用出口合同的编码。2.原油、成品油及非贸易项下出口，可不填写合同号。3.展品出运时，此栏应填写外经贸部批准办展的文件号。
(七)报关口岸：指出运口岸，此栏允许填写三个口岸，但仅能在一个口岸报关。
(八)进口国(地区)：指最终目的地，即合同目的地，不允许使用地域名(如欧洲等)。
(九)支付方式:此栏的内容有：信用证、托收、汇付、本票、现金、记帐和免费等。
(十)运输方式：可填写海上运输、铁路运输、公路运输、航空运输、邮政运输、固定运输。
(十一)商品名称和编码：按外经贸部发布的出口许可证管理商品目录的标准名称填写。
(十二)规格等级:1.规格等级栏，用于对所出商品作具体说明，包括具体品种、规格(如：水泥标号、钢材品种等)、等级(如兔毛等级)。同一编码商品规格型号超过四种时，应另行填写出口许可证申请表。“劳务出口物资”也应按此填写。2.出运货物必须与此栏说明的口品种、规格或等级相一致。
(十三)单位：指计量单位。非贸易项下的出口商品，此栏以“批”为计量单位，具体单位在备注栏中说明。
(十四)数量、单价及总值：1.数量表示该证允许出口商品的多少。此数值允许保留一位小数，凡位数超出的，一律以四舍五入进位。计量单位为“批”的，此栏均为1。2.单价是指与计量单位相一致的单位价格，计量单位为“批”的，此栏则为总金额。
(十五)备注：填写以上各栏未尽事宜。
三、出口许可证更改、展期、遗失的处理
(一)各类进出口企业领取许可证后，因故需要对出口许可证更改、延期时，应按以下规定办理。
1.按规定出口许可证一经签发，任何发证机关不得更改任何证面内容；如确需更改某一项目，出口单位应填写出口许可证申请表并提供出口合同，提交原出口许可证由发证机关换发新证。
2.出口许可证在有效期内未使用或未使用完，出口单位可申请延期，并将原出口许可证退还原发证机关。由原发证机关按规定对未使用完的许可证做换证处理。出口许可证的有效期最迟可延期到次年的二月底。
(二)申领单位如丢失出口许可证，应及时向发证机关和该证的报关口岸海关挂失。重新申领出口许可证时，应向发证机关提供未报关证明和遗失报告，由发证机关按规定办理。
四、申领单位的法律责任
申领单位不许伪造、变造、买卖出口许可证，对违反者，将按《中华人民共和国对外贸易法》和海关法规追究刑事责任。