出口贸易的一般步骤是：（1）交易前的准备阶段；（2）交易磋商、订立合同阶段；（3）组织货源阶段；（4）履行合同、处理争议阶段；（5）核算效益、总结得失阶段。
一、交易前的准备阶段
这一阶段内要完成的主要工作是：行情调研和制订方案。
（一）行情调研
行情调研为了获得与贸易有关的各种信息。通过对信息的分析，得出国际市场行情特点，判定贸易的可行性并进而据以制定贸易计划。
行情调研范围和内容包括：经济调研；市场调研；客户调研。
1．经济调研
经济调研的目的在于了解一个国家或地区的总体经济状况、生产力发展水平、产业结构特点、国家的宏观经济政策、货币制度、经济法律和条约、消费水平和基本特点等。总之，是对经济大环境有一个总体的了解，预估可能的风险和效益情况。对外贸易总是要尽量与总体环境好的国家和地区间开展。
2．市场调研
市场调研主要是针对某一具体选定的商品，调查其市场供需状况、国内生产能力、生产的技术水平和成本、产品性能、特点、消费阶层和高潮消费期、产品在生命周期中所处的阶段、该产品市场的竞争和垄断程度等内容。目的在于确定该商品贸易是否具有可行性、获益性。
3．客户调研
客户调研在于了解欲与之建立贸易关系的国外厂商的基本情况。包括它的历史、资金规模、经营范围、组织情况、信誉等级等其自身总体状况，还包括它与世界各地其他客户和与我国客户开展对外经济贸易关系的历史和现状。只有对国外厂商有了一定的了解，才可以与之建立外贸联系。我国对外贸易实际工作中，常有因对对方情况不清，匆忙与之进行外贸交易活动而造成重大损失的事件发生。因此在交易磋商之前，一定要对国外客户的资金和信誉状况有十足的把握，不可急于求成。
调研信息的主要来源有：（1）一般性资料，如一国官方公布的国民经济总括性数据和资料，内容包括国民生产总值、国际收支状况、对外贸易总量、通货膨胀率和失业率等。（2）国内外综合刊物。（3）委托国外咨询公司进行行情调查。（4）通过我国外贸公司驻外分支公司和商务参赞处，在国外进行资料收集。（5）利用交易会、各种洽谈会和客户来华做生意的机会了解有关信息。（6）派遣专门的出口代表团、推销小组等进行直接的国际市场调研，获得第一手资料。
（二）制定方案
制定方案，是指有关进出口公司根据国家的政策、法令，对其所经营的出口商品作出一种业务计划安排。它是交易有计划、有目的地顺利进行的前提。出口商品经营方案一般包括以下内容：
1．商品的国内货源情况
如生产地、主销地、主要消费地；商品的特点、品质、规格、包装、价格、产量、库存情况。
2．国外市场情况
如市场容量、生产、消费、贸易的基本情况，主要进出口国家的交易情况，今后可能发展变化的趋势，对商品品质、规格、包装、性能、价格等各方面的要求，国外市场经营该商品的基本做法和销售渠道。
3．确定出口地区和客户
在第一步行情研究、信息分析的基础上，选择最有利的出口地区和合作伙伴。
4．经营历史情况
如我国出口商品目前在国际市场上所占地位、主要销售地区及销售情况、主要竞争对手、经营该种商品的主要经验和教训等。
5．经营计划安排和措施落实
如销售数量和金额，增长速度，采用的贸易方式，支付手段、结算办法，销售渠道，运输方式等。
二、交易磋商、订立合同阶段
这一阶段首先要做的是广告宣传，使国外客户了解我方产品性能，在此基础上再进行磋商并订立合同。
（一）广告宣传
广告宣传的方式有：在报刊杂志上刊登商业广告；通过广播、电视等传播信息；举办专门的展销会；采用赠送样品的方式使消费者直接迅速了解其产品；派专门的推销小组到国内进行直接的宣传活动。广告宣传要依据不同商品特点和不同市场习惯，采用灵活多样的方式进行。
广告宣传既要做到新颖，有针对性，有吸引性，能够刺激起潜在消费者的购买冲动，又要特别注意广告的真实性。不能通过虚假广告欺骗消费者，那只能说是一种短视行为，得不偿失。同时，进行广告宣传还要注意节约，应巧妙选择宣传方式，认真设计广告内容，以最少的投入获得最广泛的宣传效果。
做好出口商品的对外广告宣传，是使商品顺利进入市场、扩大销售的重要手段。据西欧、日本、美国等几个发达国家的统计，每年仅广告费用一项就占国民生产总值的1％左右。
（二）交易磋商
交易磋商的主要过程是：建立业务关系；询盘；发盘；还盘和接受。
1．建立业务关系
2．询盘
询盘又称询价，是指交易的一方为购买或出售某种商品，向对方口头或书面发出的探询交易条件的过程。其内容可繁可简，可只询问价格，也可询问其他有关的交易条件。
询盘对买卖双方均无约束力，接受询盘的一方可给予答复，亦可不做回答。但作为交易磋商的起点，商业习惯上，收到询盘的一方应迅速作出答复。
（1）买方询盘
是买方主动发出的向国外厂商询购所需货物的函电。在实际业务中，询盘一般多由买方向卖方发出。买方询盘如：
请电告灰鸭绒最低价。
请发盘50公吨特浅琥珀蜂蜜。
买方询盘过程中应注意的问题是：
①对多数大路货商品，应同时向不同地区、国家和厂商分别询盘，以了解国际市场行情，争取最佳贸易条件
②对规格复杂或项目繁多的商品，不仅要询问价格，而且要求对方告之详细规格、数量等，以免往返磋商、浪费时间。
③询盘对发出人虽无法律约束力，但要尽量避免询盘而无购买诚意的做法，否则容易丧失信誉。
④对垄断性较强的商品，应提出较多品种，要求对方一一报价，以防对方趁机抬价。
（2）卖方询盘
是卖方向买方发出的征询其购买意见的函电。如：
可供中国东北大豆，请递盘。
卖方对国外客户发出询盘大多是在市场处于动荡变化及供求关系反常的情况下，探听市场虚实、选择成交时机，主动寻找有利的交易条件。
3．发盘
发盘又称发价，是指交易的一方向另一方提出一定交易条件，并表示愿意按照提出的交易条件达成买卖该项货物的交易并签订合同的一种口头或书面的表示。
发盘人可以是买方，也可以是卖方。发盘有实盘和虚盘之分，前者有约束力，后者无约束力，有关的详细内容将在第四章第一节中再做介绍。
4．还盘
还盘又称还价，是受盘人不同意或不完全同意发盘中的内容或条件而提出自己的修改意见或条件的表示。还盘中的任何一点改动，都意味着对原发盘的拒绝。
还盘只能由受盘人在原发盘的有效期内做出，其他任何人无还盘权力。发盘人对于受盘人的还盘，要仔细分析，弄清实质性变动和对方的真实意图，并做出相应答复。
若原发盘人对还盘内容和条件又作出新的修改，则成为再还盘，有时又构成新的发盘。一笔交易的成立，往往要经过多次还盘和再还盘的过程。
5．接受
接受是指受盘人在发盘有效期内无条件全部同意发盘的全部内容，并愿意签订合同的一种口头或书面的表示。
接受可由买方表示，也可由卖方做出，但必须是合法的受盘人，而且接受表示须在发盘有效期内送达发盘人。接受的表示必须明确。
（三）订立合同
订立合同是对以往磋差过程中双方达成的协议、共同接受的交易条件的最终书面确认。合同具有法律效力，一经订立，以后的贸易活动都应与合同条款一致。
实盘虽然对双方都有约束力，但仍应通过合同的方式加以确认。我国涉外经济合同法中规定："当事人就合同条款以书面形式达成协议并签字，即为合同成立。通过信件、电报、电传达成协议，一方当事人要求签订确认书的，签订确认书时，方为合同成立。"
三、组织货源阶段
这一阶段的主要工作是，依合同中规定的交易商品和交易条件，组织生产或收购调拨调运、仓储保管。
（一）生产或收购
对于自营出口商，订立合同后，应立即组织好生产。要求产品的品质、性能、包装、规格、外型等都与合同条款保持一致。要保证原辅料、中间产品的及时供应，确保按时交货。
对于代营出口业务，出口商订立合同后，应做好国内的收购、调拨。收购途径有商业供货和外贸直接供货两种。
（二）调运
是将组织好的出口货物运往选定的出口地。如港口、车站、机场。调运过程中要合理安排流向，选择从产地到出口地的最便利、最省时的运输路径。
（三）仓储保管
货物运到出口地不能马上出运时，应妥善保管。仓储时间要尽量缩短，因为仓储货物的价值不能马上实现，是一种资金的占用，同时还要支付仓储费，这是一种双重的损失。为此，应及时与外运公司取得联系，使货物尽快装运出口。
四、履行合同，处理争议阶段
（一）履行合同
履约的主要内容可用"货、证、船、款"概括。
1．货
指按合同要求备齐货物待运，这在组织货源阶段已基本完成。
2．证
国际贸易结算的主要方式是：托收、电汇和信用证。以信用证最为普遍，目前前两者方式已很少再使用。这里所说的"证"，即指信用证。与信用证有关的活动包括：
（1）催证：指卖方督促买方尽快将信用证开出，通过开证行、议讨行送抵卖方。对外贸易中不履约事件经常发生，只有拿到了信用证，交易才有了基本成功的可能性，卖方才有可能收到货款。
（2）审证：信用证的有关内容必须与合同条款完全一致，即所谓"证同一致"。因为银行在议付时，只按信用证内容付款，而不管合同条款如何。卖方应确保证同一致，防止买方通过信用证改变合同中规定的交易条件而蒙受损失。
（3）改证：当发现信用证与合同不符时，卖方应及时要求买方按合同规定修改信用证。
（4）展证：展证要求是由买方在修改信用证时提出的。以避免出现延期违约行为。
3．船
国际贸易运输方式有海运、陆运、空运等。以海运为主。"船"指的是货物的运输、报关过程。
首先是租船和定舱，然后是出运，最后是到达目的地并报关。
国际贸易运输路途远，时间长，风险大，因而必须投保。
4．款
指制单结汇过程。国际贸易凭单结汇，主要单据有：以发票为中心的货物单据，以提单为中心的运输单据和以保险单为中心的保险单据。各套单据之间的内容应相符，即"单单一致"，且都要与信用证内容相同，即"单证一致"。银行在结汇时，只要审查为单单一致，单证一致即付款，而不管货物实际情况如何（这是信用证结算的主要特点之一）。
（二）处理争议
争议的解决办法一般有三种：
1．友好协商
2．仲裁
仲裁结果是任何人再无权改动，必须执行的。合同中一般都有关于仲裁地点、方式等内容的条款。
3．司法诉讼
司法诉讼主要用于办理无仲裁的案件。因为外贸争议诉讼时间过长（一般均在两年以上），且诉讼期间该产品不得进入该国市场，所以一般的外贸争议都不通过此种方式解决，而普遍采用仲裁法。
五、核算效益，总结得失
此阶段往往被外贸企业所忽视，而它恰恰是求得外贸持续稳定发展的重要因素。
核算效益是指衡量投入与产出之间的比例。投入是出口商品的成本和与贸易有关的直接费用之和；产出指出口外汇收入。核算效益的主要指标有投入产出之比；出口商品盈亏；换汇成本、创汇率等。出口贸易不仅要追求出口数量，金额的绝对量的增加，而且要努力提高经济效益，这样的出口发展才有积极意义。亏损型的出口贸易对经济发展并无裨益。
总结得失应包括对整个贸易过程各个阶段的经验总结，以便在以后的贸易中更熟练，更有把握地进行。