1、不符合项定义：与审核准则不符，或能导致不合格偏差。

2、不符合的形成：

2.1、标准或客户所要求的没有策划到，即文件不符合标准或客户规定；

2.2、文件要求的没有做到，即现状不符合文件要求；

2.3、做到的没有达到目标，即结果不符合目标。

3、不符合项分类：

3.1、严重不符合项：

3.1.1、质量体系缺项或完全不满足IATF规范或客户规定；

3.1.2、对于某项要求存在多个一般不符合项，可能导致整个质量体系无法运行，同样视为严重不符合项；

3.1.3、任何可能导致不合格产品发运至客户处的不合格；

3.1.4、任何导致产品或服务失效或预期的使用功能/性能失效或严重降低的不合格；

3.1.5、根据经验判断，可能导致质量体系失效；

3.2、一般不符合项：

3.2.1、不符合IATF或客户规定，但不会导致质量体系失效；

3.2.2、组合文件化质量体系一部分不符合IATF或客户规定；

3.2.3、在组织中质量体系发现某个条款失误；

3.3、观察项或改进项：

3.3.1、根据审核方提供的审核信息，或根据经验判断有发生不符合的可能，如果不加以控制则可能出现不合格，以观察建议项提出；

3.3.2、根据受审核方体系运行绩效/运行能力，认为在现有业绩的基础上还有能力进一步提升。

4、不符合项的描述：

4.1、有可追溯性，写明所涉及的地点、时间、人物、发生的不符合事实；

4.2、事实准确、可验证，不遗漏任何有用的信息，语言简洁；

4.3、易于理解，观点和结论要从事实描述中自然显露；

4.4、使用受审核方的专业术语。