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在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂，物料编码就显得格外重要了。此时，物料的领发、验收，请购、跟催、盘点、储存等工作极为频紧，而藉着物料编码，使各部门提高效率，各种物料资料传递迅速、意见沟通更加容易。
一、物料编码之功能
1、增强物料资料的正确性
物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物料编码可以查核，因此物料数据更加正确。至于一物多名，一名多物或物名错乱之现象不致于发生。
2、提高物料管理的工作效率
物料既有系统的排列，以物料编码代替文字的记述，物料管理简便省事，效率因此提高。
3、利于电脑的管理
物料管理在物料编码推行彻底之后，方能进一步利用电脑作更有效的处理，以达到物料管理之效果。
4、降低物料库存、降低成本
物料编码利于物料库存量的控制，同时利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可减轻资金的积压，降低成本。
5、防止物料舞弊事件之发生
物料一经编码后，物料记录正确而迅速，物料储存井然有序，可以减少舞弊事件之发生。
6、便于物料之领用
库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便。
二、物料编码的原则
物料编码必须合乎物料编码的原则，合理的物料编码，必须具备下列基本原则：
1、简单性
编码的目的在于将物料化繁为简，便于物料的管理，如果编码过于繁杂，则违反了编码之目的。因切此物料编码在应用文字符号或数字上应力求简单明了，这样可节省阅读、填写、抄录的时间与手续，并可减少其中的错误机会。
物料相当单纯时，只要将物料简单分类为几项即可，物料分类项目多了，就显得很不方便。若物料相当复杂时，就要将大分类再加以细分，这种分类展开也称为多级分类。
2、分类展开性
物料复杂，物料编码大分类后还要加以细分，如果采用阿拉伯数字十进位，则每段最多只能由十个细分的项目，如果采用英文字母，则每段有26个细分项目，然而细分项目太多，就难于查找，而细分项目太少，则分类展开太慢，分类细分项目通常以五至九个较佳。例如采用阿拉伯数字十进位，有十八个项目时，其分类展开可以利用下列方法。
3、完整性
在物料编码时，所有的物料都应有物料编码可归，这样物料编码才能完整。若有些物料找不到赋予之物料编码，则很显然物料编码缺乏完整性。
新产品新物料的产生容易破坏物料编码的完整性。因此每当有新物料产生，即应赋予新的物料编码，并规定新的物料没有编码，采购部门不得从事采购，即使没物料编码的新物料采购进来了，仓库部门或会计部门发现物料订购单缺少物料编码，即应请采购部门补填物料编码，否则不予入库、不予付款。这样才能确保物料编码的完整性。
4、单一性
物料编码的单一性是指一个物料编码只能代表一种物料，同一种物料只能找到一个物料编码，而绝无一个物料有数个物料编码，或一个物料编码有数项物料，一般地，只要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码，举例，如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成，不更换加工单位，即冲压成型后立即进行钻孔，紧接着进行喷漆，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成，其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库，则在库存管理中为了区分该物料的三种状态，必须取不同的物料编码。
5、一贯性
物料编码要统一而有一贯性，如以年限分类为标准时，就应一直沿用下去，在中途不能改变用籍贯或姓氏别来分类，若要这么做必须要分段或分级进行。
6、伸缩性
物料编编码要考虑到未来新产品发展以及产品规格的变更而发生物料扩展或变动的情形。预留物料的伸缩余地，并不能仅就目前物料的现状加以物料编码的安排，否则他日新物料产生时，就有新物料无号可编的情况。
7、组织性
物料编码依其编码的系统，作井然有序的组织与排列，以便随时可从物料编码查知某项物料帐卡或资料。物料编码的组织性，对物料管理可以省掉不必要的麻烦。
8、适应电脑管理
电脑的应用已经比较普及，因此在编码时一定要考虑录入的方便性，如编码尽可能短、少使用其他符号，如‘#’、‘-’、‘*’等。
9、充足性
物料编码所采用的文字、记号或数字，必须有足够的数量，以便所组成的个别物料编码，足以代表所有个别物料，以及应付将来物料扩展时的实际需要，以免遇有特殊物料时无号可编。否则物料系统被破坏，费时误事。
10、易记性
在不影响上述九项原则之下，物料编码应选择易于记忆的文字、符号或数字，或赋予暗示及联想性。但这原则是属于次要原则，若上述九项原则俱全而独缺乏此项原则的物料编码，仍不失为优秀的物料编码。
三、物料编码的方法
目前工商企业所采用的物科编码方法，主要有阿拉伯数字法：
阿拉伯数字法，是以阿拉伯数字作为物料编码的工具，采用以一个或数个阿拉伯数字代表一项物料。这种方法容易了解，只是需另外准备物料项目与数字的对照表，又要记忆对照项目，因此有关人员必须经过一段时间的训练与适应才能运用自如。
以阿拉伯数字做物料编码的，较常见的有下列几种：
1.连续数字编码法
连续数字编码法是先将所有物料依某种方式大致排列，然后自1号起依顺序编排流水号。这种物料编码方法可做到一料一号，只是顺序编码除显示编码时间的先后，往往与所代表项目的属性并无关联。因为新购物料无法插入原有排列顺序的料号内，例如：1078为3/8“×3/4”之六角铁制带帽螺栓，而新购的六角铁制带帽螺栓为3/8“ ×1”，其物料编码无法插入（因过去没有库存或采用这种物料，故无编码），故只好编以最后一个号码8974。两种物料本应排在一起，现在物料编码相距如此遥远，在物料管理、仓储管理上很不方便。
2.分级式数字编码法
分级式数字编码法是先将物料主要属性分为大类并编定其号码。其次再将各大类根据次要属性细分为较次级的类别并编定其号码，如止已继续进行下去。在分级式数字编码法中，任一物料项目只有一个物料编码。
表二为三种属性的阶级式数字编码法，共可组成36个（3×4×3）编码，这种方法的优点一方面显示编码的规律性，一方面达到一物料项目仅有一编码的目标，其缺点是无用空号太多，一方面显得浪费累赘，另一方面常导致物料编码位数不够用。
来 源（大类）材 料（中类） 用 途（小类）
1 = 自制 1 = 非铁金属 1 = 零部件
2 = 外购 2 = 钢铁 2 = 包装用料
3 = 委外加工 3 = 木材 3 = 办公用品
4 = 化学品
3.区段数字编码法
区段数字编码法介于连续数字编码法与分级式数字编码法之间。使用位数较级次式数字编码法更少，而仍能达到物料编码的目的。
上述情形，如用阶级式数字编码法必须3位数，但如改为区段数字编码则仅需二位数即可。
4.国际十进分类（U. D. C. ）
这种方法于1876年美国杜威M.DeWey首创，其方法新颖而独到，可以无限制展开，颇受欧洲大陆各国的重视。
1895年的国际图书馆学会决定杜威的十进法为基础，作更进一步发展，其后经众多数学专家的确究与发展，最后完成所谓国际十进位分类法（Universal Decimal Classification），目前已有许多国家采用为国家规格。
所谓国际十进位分类法是将所有物料分类为十大类，分别以0至9之数字代表之，然后每大类物料再划分为十个中类，再以0至9之数字为代表，如此进行下去按金字塔Pyramid形态展开。其情形如下：
6 应用科学
62.工业技术
621.机械的工业技术
621.8 动力传动
621.88 挟具
621.882. 螺丝、螺帽
621.882.2 各种小螺丝
621.882.21 金属用小螺丝
621.882.215 丸螺丝
621.682.215.3 平螺丝
采用国际十进分类的物料编码，如编码编至三位数字之后仍须继续延长时时，即应加以“。”符号以表示划分，国际十进分类法可无限展开，任何新物料之产生均可插入原有物料编码之系统而不混淆原有之物料编码系统，国际十进分类法所能运用之符号只有十个（0-9），故使编码趋长而又无暗示作用，实在美中不足。
四、物料编码的10个知识点
PDM的中文名称为产品数据管理（Product Data Management）。PDM是一门用来管理所有与产品相关信息（包括零件信息、配置、文档、CAD文件、结构、权限信息等）和所有与产品相关过程（包括过程定义和管理）的技术。通过实施PDM，可以提高生产效率，有利于对产品的全生命周期进行管理，加强对于文档，图纸，数据的高效利用，使工作流程规范化。
在PDM系统中，管理的对象是产品的设计数据，而产品在生产的必须要有唯一的编码。所以设计一套符合企业需求的编码系统是上一套PDM系统的前提。本文介绍了关于编码的10大要点，供读者参考！
1. PDM为什么需要编码
在PDM系统中，管理的对象是产品的设计数据，而产品在生产的必须要有唯一的编码。所以设计一套符合企业需求的编码系统是上一套PDM系统的前提。
当然，如果企业上的是图文档管理系统，类似Solid Edge Insight或者SolidWorks Enterprise PDM这样的系统，由于管理的是文件而不是产品。那么有没有编码管理关系不大。
实际上，基于编码的管理，也正是PDM和图文档管理系统的最大区别。
2. 编码如何产生
不管有没有PDM系统，实际上，生产企业都必须有一个编码来代表一个产品或一个零件。传统的方法是由企业的标准化部门来手工分配编码。
如果企业已经上了ERP系统，那么编码有可能由ERP系统来分配。
但如果企业上了一套PDM，设计文件的编码再由ERP系统分配，就有点舍近求远了。因为CAD/PDM是设计数据的源头。设计数据的编码由PDM系统自动分配是最合理的。
3. PDM的编码与ERP的编码有什么不同
PDM的编码和ERP的编码都是用来物料的，都需要有唯一性，这一点是相同的。而且PDM的编码最好和ERP的编码保持一致，这样的话，在设计部门和生产部门之间就可以无缝地传递信息。但PDM的编码与ERP的编码有两点不同。
第一，PDM的编码只负责设计数据，不负责生产数据。例如原材料、毛坯件、加工设备、办公用品，这类物料仓库需要管理，生产也需要，但和PDM关系不大。这类数据的编码应该在ERP系统中分配。
第二，PDM的设计文件会发生更改，更改后的设计文件编码保持不变，版本会发生更新。而在ERP系统中，不同版本的零件实际上是作为两种零件来处理的，不能相互替代使用。所以基本上ERP中的编码相当于PDM中的编码加上PDM中的版本信息。
4. PDM的版本和版次有什么区别
在PDM中进行CAD在线设计时，经常会修改文件，每改动一次，文件就会发生一次变化，如果把这些变化记录下来，在PDM系统中叫做版次。
提示：在TC和SESP中默认保留的版次数是3个。版次一般用数字表示。
而设计完成后，结过校对、审核、审批，该设计零件被定型，可以用于生产时，在PDM中被称作发布了一个版本。版本一旦被发布，任何人都不能对它进行修改。如果一定要修改，则必须发布一个新的版本。
提示：版本一般以大写的英文字母来表示。
5. 编码和图号有什么区别
在许多企业，没有上ERP以前，物料是用图号来描述的。
但用图号在PDM中描述物料是不合适的。原因有三点：
第一，图号没有唯一性。在企业中经常会有无图件和表格件发生。图纸和物料之间并没有一对一的唯一性。
第二，图号通常是从属码，即用某个型号的产品的第几个部件的第几个零件这样的从属关系来描述。这样的编码不适合由计算机来自动产生。
第三，图号通常以某个项目或某个型号来作为前缀。这种图号只适用于专用件，不便于将零件升级成为整个企业的通用件。
图号可以作为一个属性在PDM系统中保留，当然，也可以导出或用于搜索。
6. 编码中是否可以体现零件的规格型号
有些企业希望在编码中体现尽可能多的零件信息，例如自制/外购，零件的分类，规格型号等。
例如某企业的板材编码分类是：11 X XXXX XXX。11代表板材；第一个X代表材料，1是冷轧钢板，2是热轧钢板；XXXX代表厚度或直径；最后的XXX代表流水号。举例“1110025000”表示“冷轧钢板GB/T708-1988，2.5mm厚”。
这种表示方法或许适合人类记忆，但却不适合计算机处理。可是真的要让仓库管理员看见一个编码就能知道这是什么东西，这也太难为仓库管理员了。
而在PDM系统中，有无数的属性可以填写规格型号和名称。搜索起来也很方便。例如刚才的冷轧钢板。我们可以把它的图号值设为“GB/T708-1998”，规格型号设为“2.5mm”，名称设为“冷轧钢板”，编号是“13567899”又有什么关系呢？反正我们到仓库去领料时，可以把所有的信息都提供给仓库管理员。
所以，我的意见是编码中不需要包含属性信息。
7. 编码的位数
想一想企业用到的物料会有多少种？如果用到18位身份证那样的编码就显然太离谱了。
另外，自定义编码的位数应该是固定的，这样的话，如果少一位就很容易看出来。
我的建议是无论如何不超过13位。
8. 编码可用的字符
编码应该容易识别，不容易产生误解或抄写错误，所以：
数字0～9可以用
大写英文字母，可以作为前缀使用，不建议在编码中部或后部出现。
小写英文字母，在读时，容易和大写字母混淆，不建议使用
连接符“-”、“_”在抄写时，容易丢失，不建议使用
其它特殊符号，如：“！#$%^&*（）+=[]{}|\/;:<>,.”一律不建议使用
中文字禁止使用，物料的名字可以放在物料名称中。
9. 编码的适用范围
通常企业的编码适用于企业内部。但随着企业间协同的大力发展。设计数据中将包含越来越多的外购件，外协件。因此兼容供应商的编码体系也必须是一个考虑的问题。
事实上，现在已经有了一些全球标准的编码。
例如，所有超市中的商品都有一个13位的商品条码，这个条码是唯一的，企业的编码至少应该能与之兼容。
10. 推荐的编码样例
我建议企业中的编码应该采用一个字母开头，加8位流水码，例如“P00000001”，这在可以预见的将来，应该是完全够用的。
如果某些物料仅在ERP系统内使用，在PDM系统中不存在，应该使用不一样的字母前缀，例如“E00000001”
对于有商品条码的外购件，直接采用13位的商品条码。
如果本公司的零件在公司外适用，应该加上公司的名字，例如“P00000001@mycompay.com”。如果使用外部的零件，也应该用类似的编码。
这样的编码体系应该能确保编码在全球范围内的唯一性。
提示：在TC和SESP中都自带编码工具，可以确保编码的唯一性。
带有版本和名称的物料在公司内部的描述方式应该类似“P00000001/A-冷轧钢板”。
