行业:饮料
主要产品:果蔬汁浆类饮料
公司规模:200人以上
作为饮料供应商,公司每年面对的客户审核基本在40+次,再加上公司拥有的体系证书的审核,平均下来,基本就是每周最少一次审核,写一点自己迎接供应商审核的经验。
1、确认审核老师的行程
确认供应商客户(以下简称客户)行程,主要包括确认来访人员的数量,是否需要接送,确认这些目的,是为了做好接待工作,给审核老师一个初步好印象;
然后要看一下审核老师来自于哪几个部门,以便于准备审核资料的时候,有个侧重点:一般客户,会是质量和采购作为主审老师,销售陪同。再者有客户会由自己专门的QA来审核;
再有,客户可能会指定第三方依据客户自己的准则进行审核,这种审核就属于比较严格的审核了,审核老师会配备各种审核工具:比如白手套、强光手电、磁铁等等。
2、准备审核资料
确认好审核老师的行程资料之后,要开始准备审核资料了,正常来说,每个客户只针对自己的产品进行审核,资料也是围绕这一块进行确认验证,所以要找客服或者销售确认客户采购的产品类别,依据类别,依次打印工艺流程图、公司平面布局图、车间设备布局图、公司虫鼠害布局图,然后加上白纸,所有资料用板夹夹在一起,然后放上审核专用笔,在审核老师到来之前,将资料早早的给审核老师放在会议室里。
3、审核应对准备
接下来,如果是一般客户,有提供审核清单,那就比较简单了,提前对接好各部门的人员,告知审核时需要提供的资料,等待审核时,电话或者微信,立马就能提供资料。
再者那如果客户没有审核清单,就要靠自己微薄的经验,把所有相关资料再次检查确认了,从工艺流程图,对应生产记录,清洗记录,入库记录、发货记录,到人员培训记录、健康记录,再到原料的规格书、验收要求,成品的规格书、检测项目、检测要求,对原料供应商的管理、对包材供应商的管理,这些其实都是日常的管理,但是每个客户对产品的要求都不一样,有些细节性的东西就要仔细核对了,比如说客户特别关注的微生物,要和相关人员进行确认,做到心中有数,这样老师在要资料的时候,就能立即明白老师关注的点在哪个地方。但是难就难在,审核之前,对接部门的人,都有自己的日常工作,未必会配合啊!
最难的就是第三方的审核了,这种老师的专业程度,简直“令人发指”,对于这种专业的老师,最正常的是拆设备、拆过滤器、拆灌装机,我们经历过拆手部烘干器、拆洗衣机、拆风淋机的,对于这种审核,没有其他办法,严阵以待,根据供应商管理准则,公司的设备、相关的记录,一个一个慢慢来吧,相对来说,这种审核,会提前很久通知。
4、审核接待
现在就说到客户到公司了,公司会有一个访客须知,关于在审核期间要注意的事项,比如生产车间内不允许客户携带手机进车间等等,会在审核开始之前就对老师宣贯,然后管理层配合审核老师,简单开个首次会议,介绍一下参会人员,公司概况;
然后依据老师的安排,首先现场对生产车间、化验室、成品仓库、化学品仓库进行审核,陪同期间,审核老师也许会根据成品仓库内成品或者发货产品明细,要求发起一次追溯。
然后依据审核准则开始索要资料,剩下的就没有什么可以说的,全靠临场应变能力了。
5、小结:
本来是想写关于供应商分级管理的,结果写成了迎接供应商审核的套路,公司现在有FSSC22000、ISO2200、HACCP、ISO9001、HALAL、KOSHER、有机认证等各种证书的认证,本身运行的也很好,写的不好,是本人水平有限,与公司无关哈。