文件控制是ISO9001——2000标准明确规定的一个控制过程，每个组织要真正建立并实施质量管理体系，就必须按ISO9001标准要求制订相关的体系文件，并且在申请认证机构对体系进行现场审核前，就要先向认证机构提供本组织体系文件，让其进行文件审核，由于门类众多的行业组织特点不尽相同，此时的文件审核，只能对照标准要求来评价体系文件的合理性，而真正具体到某个组织的自身行业特点，文件是否符合本组织实际需要，就需要组织自己结合本组织实际特点，管理方式与方法，管理机构的设置分工等来进行文件符合性审核评价，评审文件能否在质量管理体系运行中发挥其指导作用；另外，随着企业管理的不断创新变化和体系自身的持续改进，质量手册等体系文件也不能长时间不变，要想体系文件适应新的变化，这就势必对体系文件开展经常性的符合性审核，达到常改常新，与企业的管理实际保持一致，否则文件就脱离实际，出现两层皮现象。

    在质量管理体系日常运行中，内部审核、管理评审质量策划实施检查，不合格关闭，纠正和预防措施实施过程中，质量管理体系文件的缺陷最容易被发现，文件管理部门应及时召集有关人员对发现的缺陷进行研究分析，以决定文件是否变更修订和修订内容条款，使文件的符合性逐步提高，在保持体系持续改进的同时，达到文件自身持续改进的目的。

    我们公司开展这一工作的做法是：文件管理部门是公司标准化办公室，该办公室负责起草制定公司各类管理标准及文件、工作标准等，审核技术部门起草编制的各类技术标准等，负责召开文件评审会、会议对不适应文件条款进行讨论分析，决定是否修订，对新文件（试行一定时间后）试行情况总结。决定是否报总经理批准正式实施，对会议通过的文件填写《文件符合性审核报告》，由总经理签字批准发布实施。2004年4月，公司新上的6000吨乳化炸药连续自动生产线项目设备安装调试完毕，进入试生产阶段，该产品技术文件，工艺规程、操作规程，作业指导书等均为参照国家有关标准及技术转让方提供的技术资料编制而成，指导试生产、试产过程中不断总结客观规律，总结分析各类数据，形成记录，根据试行情况，多次召开专门会议，对所有涉及乳化炸药生产的过程控制文件、技术文件工艺规程、作业指导书等全面分析、讨论、审核、评价，对有关缺陷及时修订，最终形成了文件符合性审核报告，经总经理批准正式颁布实施，到目前为止，该生产线各类文件获得了安全性评价验收，安全标志审核验收专家组的肯定，保证了所有文件符合国家有关标准和本企业管理、过程控制的实际需要。达到了制定文件的初衷。

    经过几年的实践我们认为，体系文件的建立并不难，关键是文件能否真正发挥应有的作用，是否符合企业管理的实际，而真正作到这一点，就必须开展经常性的文件符合性评价审核，及时发现和纠正文件的不适应，促进文件自身的持续改进，使其达到一个动态的管理状态，紧紧保持与企业管理的相一致。