4.2.2 文件控制

食品安全管理体系所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件，应 依据 4.2.3 的要求进行控制。

文件控制应确保所有提出的更改在实施前加以评审，以明确其对食品安全的效果以及对食品安全管理体系的影响。

应编制形成文件的程序，规定以下方面所需的控制：

 a) 文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的。

 b) 必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；

 c) 确保文件的更改和现行修订状态得到识别；

 d) 确保在使用处获得适用文件的有关版本；

 e) 确保文件保持清晰、易于识别；

 f) 确保相关的外来文件得到识别，并控制其分发；

 g) 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，确保对这 些文件进行适当的标志。

以上为标准条款，以上是理解分析：

理解分析：

（1）文件控制的要求

建立和实施文件控制程序和职责，确保：

 ① 文件发布前，由授权人员对文件的充分性、适宜性进行审核和批准。 审核是保证文件的正确性，批准意味着从行政上赞同文件的实施。

 ② 对使用中的文件进行适时评审，以保持文件的适宜性。 对使用中的文件一般要定期进行评审。如在每年的管理评审前进行，也可根据需要适 时进行。

 ③ 必要时更改文件并再批准。 食品安全管理体系文件更改必须有规定的申请、更改、审批手续。 文件的更改可能对食品安全带来影响。如是这样，则需在实施更改前评估更改对食品 安全的效果以及对食品安全管理体系的影响。

 ④ 识别文件的现行修订状态。 修订状态可直接在被更改的文件上标识，也可通过控制清单（如标准目录、文件目录 3-4 等）进行标识。

 ⑤ 需要使用文件的场合（如对食品安全管理体系的有效运行起关键作用的场合） ，都 能得到并使用相应文件和资料的有效版本。

 ⑥ 文件清晰，易于识别和检索（查找） 为使文件清晰易懂，便于识别和检索，应就文件的编号，文件的编写要求，文件的格 式，文件的归档、编目、发放、回收等作出适当规定。

 ⑦ 识别外来文件的适应性，并控制其分发。 应就外来文件的收集、审查、批准、归档、编目、标识、发放、使用、评审、更新、 补充和作废等作出规定，以保持外来文件的适应性。 应该建立一个渠道（如参加标准化协会等） ，以便及时收集到文件和资料的最新版本或 修改信息。

 ⑧ 做好失效文件的管理。 为了防止使用作废文件，应及时将作废或失效文件从使用场所撤回。对于为特殊目的 而保留的任何作废文件，都必须进行标识，以防误用。

（2）文件控制实施的要点

 ① 内部文件的控制包括：文件的取号、编写、审批、归档、标识、发放、使用、借阅、 内部文件的控制 更改、作废、评审以及保密控制等。

 ② 外来文件的控制 外来文件的控制包括：收集、审查、批准、归档、发放、使用、评审、更新、补充 和作废等。