一、 首次会议双方人员的介绍

 

　　首次会议开始，一般审核组长应简单介绍审核组的成员。

 

　　规范的介绍应是：×××，国家高级审核员、审核员、实习审核员或技术专家，此时被介绍的审核组成员应起立，向受审核方人员颔首致意。在介绍时不宜给审核员人员冠以原有的职务，如×××处长、局长、科长等，以免其原有的行政职务给审核双方在心理上带来影响。

 

　　另外，除技术专家外也不宜称×××工程师，更不要轻易自称×××老师。

 

　　当请受审核方介绍出席会议的相关人员时，所有的审核员都应全神贯注，认真、友好地注视被介绍的人员。为便于介绍，在就座时审核组人员应尽量面对受审核方人员；如果受审核方人员不得已坐在审核组背面时，介绍时亦应回头注视被介绍对象。决不应该表现得漫不经心，甚至只顾埋头看自己的文件或与其他审核员交头接耳、窃窃私语。

 

　　二、 关于保密的承诺

 

　　首次会议上，审核组长应申明审核人员的保密守则、承诺保守受审核方的技术、管理、商业乃至本次审核的信息等秘密。但表述的方式应得当，不宜直接在会议上问对方“有没有保密的信息、部门或区域？”甚至承诺“如果有我们可以不去审核”。

 

　　因为无论什么组织总有这样那样不愿意第二方知道的秘密，尤其是一些产品技术含量较高的企业，一般不愿意对外说自己的企业或产品没有什么技术机密。所以，恰当的做法应是在承诺保密的前提下，对受审核方有不宜对第二方公开的秘密场所、过程、资料等，请陪同人员及时提醒审核员，如果审核员若认为不去涉及上述保密的内容不会影响对体系运行符合性和有效性的评价，审核员可以不去涉及；但是若必须对上述保密的内容实施抽样核查方能验证体系运行的符合性和有效性时，还要请受审核方给以配合和支持，但要承诺对看到的所有相关信息严格保密。

 

　　三、末次会议的召开

 

　　末次会议之前，一般审核组应与受审核方领导沟通，反馈审核的情况、确认发现的不符合项事实及审核结论，然后再召开审核末次会议。

 

　　无论是末次会议，还是之前的审核情况反馈沟通，均应由组长一人代表审核组向对方反馈和陈述。因此，在正式反馈前，审核组内部的认真、慎重、仔细的交流就非常的必要。

 

　　组长应在内部沟通中集思广益、准确汇总和取舍各审核员审核活动中的全部审核发现，并确定代表审核组向受审核方正式反馈的结论性的意见。这种正式的反馈不宜由审核组成员分别陈述各自的意见，因为诸多因素使得各审核员在对标准的理解和应用上存在不同程度的差异，尤其是涉及到产品形成过程的具体技术、工艺等问题的个人意见难以把握，往往会因为个人对标准理解不一定准确，从而造成不好的影响。

 

　　因此，要确保审核末次会议的严肃性和郑重性，应严格按照规定的流程进行，审核组的成员要自始至终参加末次会议，切忌审核员以各种理由缺席、早退。

 

　　再就是对受审核方体系运行的评价和审核结论的表述应实事求是，要与审核的发现相对应。如，有的审核组长习惯先对受审核方给以过多的褒奖溢美之词，继而又宣布了诸多的不符合项和观察问题，前后很不协调，会使受审核方觉得审核组言不由衷，缺乏诚意。

 

　　另外，审核的结论还是按照规范表述：未发现不符合项，推荐认证通过；发现了不符合项，待其有效纠正后推荐认证通过。不提倡轻易越权宣布“通过了认证”。