由审核员完成的与特定审核有关的记录通常至少包括：文件评审记录；审核计划；审核中样本的选择方案，适当时也包括多场所抽样建议；适宜时，检查表；现场审核过程的记录，包括审核证据、审核发现、会议和沟通等记录；审核报告，包括审核中的分歧和未解决的问题；不符合报告；审核后续活动的报告，例如，纠正和预防措施及对其验证的记录等；适用时，其他记录。

 

1、审核记录
 

　　此处所介绍的审核记录，特指审核组在现场审核过程中所记录的用于证实受方管理体系、过程和产品／服务是否符合认证要求的审核证据的现场审核记录。

 

　　通常情况下，它们是与审核准则有关的并能够证实的记录、事实陈述或其他信息。

 

　　其作用在于为所审核的管理体系、过程和产品／服务能否满足认证标准的要求和预期结果，提供充分且适宜的审核证据。它客观地反映了审核员在审核的现场，依据审核策划的安排执行审核任务，获取审核证据的全过程。

 

　　现场审核记录作为审核证据的信息载体，记录了审核中所收集到的、已经证实的与审核目的、范围和准则有关的适当信息，表明了审核所取得的结果，并提供了审核所完成活动的证据。充分、适宜的审核记录是形成审核发现和得出可信的审核结论的基础，与审核实施的可信性和有效性密切相关。

 

　　为证实审核活动达到了预期的目标，一份简明、适度的审核记录至少能够传递的信息包括：记录了有关对组织的管理体系、过程和产品／服务进行检查的情况；提供了适当的审核证据；显示了审核覆盖的区域（例如，场所、职能、活动或过程等）、审核路线和获取审核证据的方式；反映了审核的样本状况和抽样情况；体现了信息的可重现性和可证实性；提供了依照审核策划的安排，完成规定要求审核的客观证据；适当时，在发生客诉、投诉，或。重大质量、安全和环境等事故时，提供可追溯的信息。

 

2、审核中

 

　　审核组应收集足够的可用于表明受审核方符合适用的标准，或其他规范性文件的所有适用要求的证据。审核记录尤其需覆盖以下管理体系实施中的有关重要方面（不限于）：

 

　　（1）根据关键绩效目标和指标对绩效进行监视、测量、报告和评价的证据；

 

　　（2）受审核组织管理体系和绩效中与遵守法律法规有关方面的证据；

 

　　（3）受审核组织过程的运作和控制方面的证据；

 

　　（4）人员能力和设施资源提供方面的证据；

 

　　（5）内部审核和管理评审有效策划和实施的证据；

 

　　（6）对方针的管理职责的情况；

 

　　（7）重要的顾客反馈信息，包括顾客投诉及采取纠正措施的有关证据；

 

　　（8）受审核方在产品、过程、体系改进方面的主要证据；

 

　　（9）事故的处理及采取纠正措施的相关信息；

 

　　（10）有关重大的风险信息及风险管理的信息等。

 

　　适当时，审核记录的内容还可能包括，如：首末次会议情况；审核组内部，以及与受审核方沟通的情况；突发事件及应急处置情况；审核范围、审核计划的调整及其说明；需要后续跟踪或遗留的问题；受审核方的意见等。

 

　　当审核一个电子化的管理体系时，审核记录的内容还宜适当包括涉及有关信息安全方面的信息，以证实受审核方用千支持其电子化管理体系有效运行的信息技术系统的能力。这类记录包括：信息系统及网络安全的管理、维护情况；信息安全事故（例如，系统故障、误操作等）的管理及其响应计划／方案；电子化环境中的电子文档、记录、数据传输的可靠性和安全保护措施等。

 

3、审核记录应适度强化内容

 

　　一般而言，审核记录应适度强化对以下方面的记录：

 

　　（1）法律法规符合性信息的记录。

 

　　如：组织对法律法规要求／合规义务的识别，以及把相关要求转化或整合到组织的资源管理、产品实现等业务活动中的清况；

 

　　组织自我评估与所识别要求的符合程度，包括发生偏离时采取纠正措施的情况；

 

　　证实法律法规符合性的相关信息，包括必要时与其他要求的符合性证据，如组织从事相关活动的法律许可或准入要求，与质厘、环境、职业健康安全和食品安全等所有有关的法定或法律法规的要求所进行的验收、评价和监测的结果，以及行业要求等。

 

　　（2）组织关键场所或重点区域的现场调查记录。

 

　　如：质量管理体系的关键现场，包括产品设计、生产、检测现场、储存现场等；

 

　　环境、职业健康安全管理体系的关键场所或重点区域，如，污水、废气排放现场、重点噪声源、粉尘现场、废弃物的收集、处置场所、危险化学品仓库、动力设施及排水管网的布局、配套生活设施及周边环境等；

 

　　食品安全管理体系的关键场所或重点区域，如，食品生产系统、辅助系统和员工服务设施的布局、动力设施及排水管网的布局、废弃物及污水处理场所、虫害控制、清沽、消毒场所及厂区周边环境等。

 

　　（3）组织现场运行控制的记录。

 

　　如：质量管理体系，宜突出对产品／服务实现过程，括产品设计、关键的生产／服务、采购、检验等活动的审核信息的记录；

 

　　环境管理体系，宜突出对重要环境因素的评价和控制、应急管理、动力设施系统、能源供给系统、污染物治理设施等相关审核信息的记录；

 

　　职业健康安全管理体系，宜突出对危险源的判定与风险管理、应急管理、高风险作业活动等相关审核信息的记录；

 

　　食品安全管理体系，宜突出对关键控制点的识别、控制和监测、应急管理、撤回、食品生产的基础设施、生产布局，环境卫生及人员健康状况、关键的食品生产（加工）过程的控制、内外部信息沟通等审核信息的记录，等等。

 

　　（4）面谈、现场／实地观察的记录，而非在组织的办公室大量抄录组织的相关文件、资料和以往形成的检验、试验等记录。

 

　　审核记录还应清晰载明抽样情况，如样本总量和抽样数量样本状况；

 

　　使用的审核方法，如面谈或基于电子系统的互动式交流，对现场活动的观察，对工作环境的调查，对文件、记录和其他报告的查阅等，以及审核时间、地点、受审核的对象、活动或过程等其他要素。

 

　　审核记录是对审核证据的客观记录，是形成审核发现和审核报告的基础。

 

　　审核记录可以有多种体现形式，包括书面记录、电子记录、电子数码图像、照片、复印件、标识图形或它们的组合。

 

　　对审核记录的管理应做到易于识别、检索和保持清晰。

 

　　对于认证机构，审核记录的管理、标识、存放、保护和处置，以及对审核记录的调阅，应有与ISO/IEC 17021-1（CNAS-CCOl） 、ISO/IEC 17065-1 （CNAS-CC02） 等要求相一致的控制措施，并包括必要的保密要求。