为了对与质量、环境、职业健康安全管理体系作为符合性证据的形成文件的信息（以下称记录）进行管理，为评价质量、环境、职业健康安全管理体系运作情况提供客观依据，以证明质量、环境、职业健康安全管理体系的持续有效性，特制定本程序。

2、范围

 

　　本程序适用于与本公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的记录，包括顾客和供方提供的质量、环境等记录。

 

3、权责

 

　　3.1公司记录由品保中心/人力行政中心归口管理。

 

　　3.2相关部门负责本部门产生的质量、环境、职业健康安全记录（含外来质量／环境/安全记录）的收集、汇总整理、编目、装订和保存。

 

4、定义

 

　　记录：是指在质量、环境、职业健康安全活动中，根据公司的质量、环境、职业健康安全体系文件规定过程中产生的记录（如：检验和测试结果、内部审核结果、校准数据等），作为本公司实施过程的书面证据。

 

5、作业内容

 

　　5.1流程图

 

　　5.2表单的编制：

 

　　5.2.1各部门、制造事业部/分公司根据质量、环境、职业健康安全管理体系文件的要求，编制质量、环境、职业健康安全记录所需的表单。表单应覆盖质量、环境、职业健康安全管理体系的所有过程、所有部门、所有质量、环境、职业健康安全活动。

 

　　5.2.2各部门、制造事业部/分公司质量、环境、职业健康安全记录所需表单的编制、审批和编号方法参见《文件与资料控制程序》。

 

　　5.3表单的登记、确认：

 

　　5.3.1各部门、制造事业部/分公司根据质量、环境、职业健康安全体系文件的要求编制的表单样板经相关部门主管确认后报品保中心/人力行政中心备案。

 

　　5.3.2品保中心/人力行政中心更新《受控记录总览表》，《受控记录总览表》每年对外公布—次，以便各部门、制造事业部/分公司查阅和检查所用表单是否有效。

 

　　5.3.3表单的版本控制。当表单只作格式上的调整，其记录内容的要求没有发生改变或增减时，可不作改版处理，此时可由文控直接切换即可。

 

　　如果表单中的重要栏目和追溯栏目发生改变或增减时，则必须按照《文件与资料控制程序》的文件变更规定执行变更。表单变更时，管理者代表应针对具体情况判定是否换版。

 

　　5.4记录：

 

　　5.4.1各部门、制造事业部/分公司根据表单需要填写的内容要求进行记录。

 

　　5.4.2记录要求：

 

　　5.4.2.1各种记录应使用记录总览表规定的最新版本的表单。

 

　　5.4.2.2记录应字迹清晰，易于辨认，对于表格中重要的和追溯栏位（如订单号、批号、日期等），填写时不准遗漏。

 

　　5.4.2.3记录因书写错误修改时，用双横线将错误内容划掉，重新书写正确内容，对于重要的和追溯栏位的修改，修改者应在旁边签名并注明日期。不能使用涂改液，不能将错误内容涂改得看不清楚。日期填写格式：_____年____月____日或___日____月_____年。

 

　　5.4.2.4记录中不需要填写的项目用“／”划掉。

 

　　5.4.2.5记录也可以媒体（硬拷贝或电子媒体）形式保存。

 

　　5.5记录确认、收集、整理、编目、装订：

 

　　5.5.1记录填写完毕后，必要时，由填写人的直接上级确认记录的完整性和真实性， 记录修改时，须签名，以防止非预期的更改。

 

　　5.5.2各部门、制造事业部/分公司负责对本部门产生的记录进行收集、整理、编目、装订。

 

　　5.5.3记录一般以时间先后的顺序，根据实际情况，按相应的时间期限（周、月、季、年）收集，以记录名称或编码分类标识（记录名称、保存期限等）、编目、装订成册进行归档保存。

 

　　5.6记录归档、存储和保管：

 

　　5.6.1各部门、制造事业部/分公司负责将装订成册的质量／环境/职业健康安全记录归档保存。

 

　　5.6.2记录保管场所应避免潮湿，须防止记录变质、损坏和丢失。

 

　　5.7记录查询、借阅：

 

　　5.7.1因工作需要查询记录时，不得损坏、涂改记录，应保证记录的完整。

 

　　5.7.2记录借阅原则：在持有单位现场阅读，若需影印件，应先征得记录保管责任人同意。

 

　　5.7.3合同要求时，相关记录应提供给客户或其代表在定期内评估。

 

　　5.8记录原稿保存期限参照《受控记录总览表》要求执行，《受控记录总览表》制订应满足：（复印件根据实际接收部门实际需要保存）

 

　　a.顾客或法律法规要求记录的保存期限。

 

　　b.合同资料、顾客要求及更改资料、采购订单和修改资料的保存期限至少为产品出货后6个月。

 

　　c.运行状态记录（如检验和测试结果等）保存期限至少为1年。

 

　　d.审核结果记录（认证机构审核、管理评审、内部质量审核）保存三年（或以上）。

 

　　e.月度统计分析的记录其保存期限至少1 2个月，年度统计分析的记录其保存期限则至少2年。

 

　　5.9超过保存期限的记录的处理：

 

　　超过保存期限的记录，由保存部门负责销毁。

 

　　5. 10外来记录：

 

　　外来记录应按记录性质按权责部门进行归口管理。对接收的外部记录，按提供单位或记录名称由接收部门分类管理，依其性质规定其保存期限。

 

6、相关文件

 

　　《文件与资料控制程序》

 

7、相关记录

 

　　《受控记录总览表》