规范订单签订时之审查活动和其后的出货活动，以确立客户需求，同时确立本公司具有承接订单的能力，并兼顾订单的合理性。

 

2、范围：

 

　　适用于自客户开发到成品出货之过程管理

 

3、名词解释

 

　　客户：指经销商、网购平台和直用客户。

 

4、职责：

 

　　4.1 销售部：

 

　　客户开发及客户审查、订单确认及出货作业，运费结算。

 

　　4.2 财务部：

 

　　货款接收与帐款审核

 

5、作业内容

 

　　5.1 营销管理流程图

 

　　5.2 客户开发及开户审查与登录：

 

　　销售部业务员根据业务需要对所辖区域潜在客户进行商情调查， 并与有购销我司产品意愿之客户进行洽谈，填写《客户基本资料表》， 由相关权责人员核准后，交由财务帐务统一归档保存。该客户即成为本公司正式客户。

 

　　5.3 客户资料变更：

 

　　当客户资料变更时，由业务员重新对该客户进行商情调查，并根据客户书面证明填写《客户基本资料变更通知单》，由帐务查核后，交由大区经理审核，销售部总监核准。

 

　　5.4 客户资料管理

 

　　为确保客户基本资料的准确性，客户服务部每月定期列印该所全部客户的基本资料，交各大区经理复核，复核后应在一周内连同《客户基本资料变更通知单》一并转回公司客户服务部。并由销售助理负责存档保管。

 

　　5.5 产品基本资料的建立及维护：

 

　　5.5.1公司有新产品上市时，技术部应及时向各市场部所提供新产品上市计划及基本资料。

 

　　5.5.2 财务部将公司所有产品之编号、名称、口味别、箱容、相关价格等基本资料输入电脑建档，并传至各市场部，以作为产品销售之参考资料。

 

　　5.6订单接收与审查

 

　　5.6.1客户服务部客户专员每日接收所辖区域内客户的书面订单需求，依产品基本资料确认所需产品的品种规格、数量、单价、金额、交货地点等相关资料后，填写《出货需求表》，交由销售总监签核后转财务部审查。

 

　　5.6.2 所有出货需求表必须经各销售总监核准，如财务审查异常时，需由销售总监或总经理特批。

 

　　5.7 公司排货

 

　　5.7.1客户服务部客户专员持核准的<出货需求表>,传真至生管计统科，并确认。

 

　　5.7.2生产部人员收到需求计划表后，结合库存。应出未出量，判断能否发货，将可发货异常情况电话告知客户服务部客户专员，征得同意后，作为排货依据，经电脑列出货单并由生产部主管核准。

 

　　5.7.3储运人员依出货单安排车队或运输公司车辆，并领取出货单且专人签收。

 

　　5.7.4仓库人员依出货单进行发货装车，并同车队或运输公司确认交货数量，并开具出厂放行单出货。司机必须在送交客户货物时，请其签认且回执公司作为已交货和运费结算依据。

 

　　5.7.5车队储运公司管理与异常处理：

 

　　PMC人员依大门保安及各车队回执，经电脑确认后，及时了解出货状况，应出未出、在途资料等，如各车队未在预定时间到达，各市场部应及时反馈，以利车队或运输分司车辆管理。同时，成品库出货员在出货单上需注明发货时间及成品批号，以便有效追踪车队或运输公司车辆送货时间与追溯管理。达到顾客满意。

 

　　5.8 订单变更

 

　　5.8.1 客户提出变更

 

　　销售部依据客户书面提出变更要求，取消或变更此订单，并由客户服务部客户专员开立〈出货需求表〉备注栏备注变动情况，经销售总监核准后传至生管。

 

　　5.8.2 公司变更

 

　　当公司交货临时有困难以至延误交货时，由客户服务部客户专员电话通知销售部，并由销售人员通知客户，确认彼此可接受之交货条件，并最终反馈公司生管，由客户服务部客户专员在出货需求表上备注确认变更内容。

 

6、相关文件/资料：

 

　　无

 

7、使用表单：

 

　　7.1 客户基本资料表

 

　　7.2 出货需求表

 

　　7.3 产品目录

 

　　7.4 客户基本资料表变更通知单

 

　　7.5 出厂放行单

 

　　7.6 实际出货单