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企业的流程文件一般有以下四阶：
质量手册（一阶）， 程序文件（工作流程类）（二阶），指导书、作业规范类文件（三阶），记录类（四阶）。
重点先看二阶，先把整个公司的运作流程熟悉了再说。
熟悉完二阶，再去看三阶的。
公司的具体事务事情该怎么做（流程），做到什么程度（规范）在你心里要有一个大致的框架。
这么多资料当然不可能一下子都记到脑子里。
但是你必须在心里有一个印象，出现问题了之后，你们能第一时间找到相应的二阶和三阶文件查阅具体要求。
第二步 熟悉公司的实际运作
可以对照二阶、三阶文件看实际的运作。这么做可以加快你入职初期学习的效率。
正常情况下文件怎么规定实际的运作就要怎么做。
但是有很多公司里面不是这样的，多少都会背离要求，按照标准里面有规定不执行就是不符合项了。但是这个时候不要傻傻的急着冒头指责别人不按要求执行，先了解情况再说。
在自己站稳脚跟之前，低调学习。但是不管怎么样，碰到问题一定要先记录下来。在熟悉公司运作的时候别忘了最重要的人--你的上司。碰到疑问，要及时向他请教。一定要珍惜你的新手期，过了这个新手保护期，你再去问一些公司基本运作的事情，会被贴上“混日子”，“啥都没学会”等标签。
第三步 了解各部门负责人的做事方式
一定要清楚他们的避讳，如果可以，了解他们的喜好。
最好的方式是找人事主管聊天请教。
为了更好的开展工作，先熟悉各部门负责人的性格特点，你只要提出要求，人事主管必然会帮你。一开始就和各部门主管打好关系是后面工作能够顺利开展的前提。
第四步 向各部门负责人请教约在他们方便的时候找他们聊天。
请教他们工作流程方面的事情，然后前面发现的实际工作和规定要求不一致的地方，也要告诉他们。
问他们知不知道？为什么会存在这种现象。很多前面碰到问题都能在这个环节得到解答。
第一步到第四步都是前期的学习和熟悉的部分，最好在一个月内能够完成。向各部门主管请教这种拜码头、秀存在感的事情，最好在前两周就能完成。在此期间，上司安排做什么，你就做什么。
接下来讲讲进入工作状态该做什么？
第五步 和上司明确你的工作职责要求
在新手期，上司安排你做的任何事情都有助于你快速融入工作环境。
但是要注意工作职责的界定，临时指派给你的非职责范围的工作不要一不小心成为你的专职。
如果你有多余的精力还好说，就怕真正忙起来了，这些工作甩不掉。
除了职责的界定，还要清楚上司对你职责范围内的要求。
明确要求之后，你要先了解这么做的话需要什么样的权限，需要哪些资源，适时的向上司提出资源需求。
质量体系专员这个职位很特殊，如果是有专门的体系部门，那岗位权限就很清楚。
但是没有体系部门的公司就很多样化了，有向质量经理汇报的，有向质量总监、副总汇报的，甚至由直接向总经理汇报的。
有些归质量部管，有些归总经办管。
所以正式开展工作前一定要先弄清楚公司对你这个岗位的定位。
如果要推动的事情超出你的权限范围，一定要申请更高的权限。
第六步 梳理工作计划（年度、月度、周计划）
1、年度计划：每年的什么时候做什么事
如果过去就有，自然最好，如果没有的话。一定要做一个出来。
什么时候内审、什么时候管理评审这是最基本的。
我喜欢按4M1E的方式展开，避免遗漏，我列举的不一定全。
人：培训计划--年度就要定好
岗位技能评定计划--针对在职人员评估的
……
机：设备维护保养计划
工装维护保养计划
计量器具的第三方外部校准计划
……
料：供应商年度评鉴计划
法：外审安排（去年什么时候审，今年就定在什么时候）
内审计划
管理评审计划
过程审核计划
产品审核计划
不符合整改计划
年度新产品开发计划
环：主要是安规类、环保类。
消防演练安排
产线区域划分调整、维护安排
基本上相当于把每个部门的年度工作计划整合成你的工作计划。
这么做的目的是方便跟踪，事情不是你来做，但是你要跟，有没有违反质量体系的要求。
以上工作跟总经办的内容是重合的，如果总经办有做，那要过来补充就行，如果没有，推动他们和你一起做。
这就是为什么有些公司把体系专员归口到总经办的原因。
2、月度计划：把年度计划分解成月度
年度计划制定的时间是估算，那月度计划的时间就应该是精确到天的。
每月的KPI绩效（产销量、不良率、设备维护保养情况质量成本核算等等）必须及时收集。
3、周计划：自己的工作计划年度月度都是公司层面的计划，是你需要去跟踪执行情况的。
而周计划则是你自己要做的事。
工作计划的制定很重要，“如果你没有计划，那你的时间都会被别人计划掉”。
很多人入职时候很苦恼，明明不是我的工作职责，领导还要一直交给我来做。
那是因为领导眼中你是闲的。
尤其是体系专员，你的工作都是监察类的，事情都是别人在做，貌似你什么都不用做。
一旦公司内部有事情忙不过来，第一时间就想到你。
所以养成计划的习惯，每周上班第一件是把计划发给你领导。
他再要安排工作的时候，就会好好的思量一番。
正常周计划的工作量排到80%就可以，另外的20%预留给变化和领导的指派工作。
第七步 日常的工作开展
开展工作的第一步，就是把去年的外审不符合项，客户审厂的不符合项汇总出来。
逐项落实问题的整改完成情况，确保所有问题关闭，并证据充分。
接着就是每周都要确定各部门工作计划的执行情况，随机抽查的方式，跟踪执行效果。
如果不符合要求，应该及时开出不符合项报告。
如果放任不管，问题会累计的越来越多。
如果所在公司是实打实的推行质量管理体系，那体系专员的工作量还是很大的。
80%的时间都要耗费在流程梳理和完善的工作上。
公司各方面运作良好无异常，那体系专员会相对轻松，这个时候就要有计划的去逐部门的去审核他们的运作情况，对照流程规范和记录表单，看有没有问题。
等到外审了再去临时去挑毛病补资料，很可能会到导致公司的运作受影响，如果是这样的话，你就等着挨骂吧。
事实上公司运作是不可能不出现问题的，产品出现重大或频次不良，生产到期交付付出来，设计的样品不符合客户要求被退回，几乎所有的问题，归根结底都是体系流程不严密，存在缺失。这个时候就要补充完善了。
这个过程对体系专业来说才是最煎熬的，尤其是职责不明确的时候，技术说这事该质量管，质量说该生产做，经常会闹的不可开交。
要是碰到两个部门负责人相互挑刺、掐架的时候，夹在中间是非常痛苦的。
这就是为什么要求体系专员要有良好的沟通协调能力，为什么要更高的授权。
很多公司由于资源配备不足，体系工作是脱离实际的，那作为体系专员的工作经历更多的是耗费在文件资料的一致性上。
那日常的记录审核就非常关键了。
脱离实际的情况下，很多员工都会忘了流程文件的规定是什么，做出来的记录和要求是不相符的，所以除了记录审查之外，还要不断的给员工做培训，客户、审核机构来审核的时候要怎么来回答。
要提供什么样的记录表单。
虽然我一直不提倡这么做，但这是特定时期的特殊现象，一时半会是没有办法杜绝的。
