（1）收集信息，例如过程、职能方面的信息，以准备审核活动和适用的工作文件，如编制审核计划，准备检查表等；

 

（2）了解体系文件范围和程度的概况，以发现可能存在的差距。

 

 

02  文件化信息评审的要求：

 

（1）文件中所提供的信息的评审，包括文件的完整性、正确性、一致性和有效性。

 

（2）所评审的文件是否覆盖审核范围并提供足够的信息来支持审核目标。

 

（3）依据审核方法确定的对信息和通信技术的利用，是否有助于审核的高效实施。

 

 

03  文件化信息评审的依据：

 

       文件化信息评审依据审核方案确定的审核准则，主要包括与受审核方产品、过程和服务有关的标准及相关规范，管理体系标准，适用的法律、法规和其他要求等。

 

 

04  文件化信息评审的内容：

 

（1）方针和目标；

 

（2）描述管理体系覆盖范围的文件化信息；

 

（3）描述管理体系整体情况、过程及相互作用的文件化信息；

 

（4）与管理体系相关的重要的文件和记录，如质量计划、检验/检测报告、适用法律法规和产品标准清单、重要环境因素和危险源、资质许可及相关文件等；

 

（5）以往的审核报告，如以往进行的内部审核和（或）外部审核报告，文件评审的结果。

 

（6）必要时，可包括“标准”（如管理体系标准）要求的其他文件化信息；

 

（7）需要时，其他文件信息，如认证机构要求的生产工艺流程，以及组织现场有关的平面图等。

 

 

05  文件化信息评审的实施：

 

（1）在进行文件化信息评审时，审核组长或审核员应了解受审核方文件化管理体系的框架和文件架构，按照文件评审的要求和内容，评审确定文件类别的完整性，确定覆盖审核范围的信息是否足够；评审文件内容的正确性、一致性、最新现行有效性和统一性。必要时与受审核方沟通。

 

（2）按照文件评审依据，对照有关标准规范要求作出判断，如有不符合、不适宜或不充分，应形成书面文件评审意见，并以文件评审报告的形式，通知审核委托方和审核方案管理人员及受审核方。

 

（3）审核组长应针对文件评审意见，提出文件评审报告，形成审核结论。审核组长应判断实施审核活动的风险，决定是否进行现场审核活动。

 

（4）审核组长应根据受审核方针对文件评审意见对文件进行修改、补充后形成的文件，进行再次评审，直到有关文件的问题得到解决。

 

 

06  文件化信息评审应注意的问题：

 

（1）以审核准则为依据进行评审，不能超出标准规定提出要求；

 

（2）不能用咨询的口气提出对文件的修改意见；

 

（3）管理体系标准未要求统一文件化的管理体系的架构、文件结构和格式。受审核方文件的数量和详尽程度取决于其规模、性质与复杂程度。文件审核时，对文件充分性的判断需结合受审核方的规模、性质与复杂程度做出，不能强求组织文件的数量、格式等的一致；

 

（4）审核准备阶段文件审核只是对受审核方文件的初审，主要是审核文件的符合性。以满足审核活动准备阶段的要求为前提，不应过分强求文件的充分性。

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