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1、目的
为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，做好信息的管理，制定本程序。
2、适用范围
适用于本厂与环境管理体系的内部信息的传递与处理，以及与外部相关方的信息交流。
3、职责
3.1办公室、生产科、供销科、技术科、质保科等部门及各车间负责对应相关方信息的收集。
3.2各部门、车间负责工作范围内信息的传递与交流，并及时将有关环境信息反馈到办公室。
3.3办公室负责统筹本厂对内、外相关信息的传递与处理；保存和管理相关的信息。
3.4办公室和生产科负责紧急事故方面信息的处理
3.5厂长主持管理评审，对体系的运行现状进行总结交流。
3.6管理者代表向厂长汇报体系的运行情况及相关方的要求；办公室将体系内部审核及管理评审的结果传递到各部门、车间。
4、内容与要求
4.1内部信息交流
4.1.1内部信息内容
a)环境方针、环境管理体系运行情况；
b)有关法律、法规及其他要求的获取和更新；
c)环境目标、指标和方案的完成情况及效果；
d)内部审核、合规性评价、管理评审、外部审核及环境监测结果、不符合、纠正措施和预防措施；
e) 本厂人员培训情况；
f) 各管理层之间、各部门之间和各岗位之间的日常有关环境保护方面对于解决问题、协调行动、跟踪实施计划的沟通、常规报表及其他信息通报；
g) 紧急情况信息；
h) 重要环境因素控制情况；
i) 合同方和供方提供的相关信息。
4.1.2内部信息交流方式
a) 环境方针以培训、会议、黑板报、意见箱、电子邮件等传递到全体员工；
b) 管理者代表将本厂环境管理体系运行情况、目标、指标和方案实施情况及效果以文件形式通过管理评审向厂长汇报；
c) 通过体系审核，各部门及各车间与管理者代表进行环境目标、指标、管理方案完成情况及效果、环境监测结果、不符合、纠正措施和预防措施的传递;
d) 各部门及各车间在体系运行过程中产生的环境信息，通过电话、会议、各类报表和信息交流单等形式实施，信息交流单由各部门保存并实施，年终交办公室归档；
e) 办公室将政府职能部门对本厂的环境监察和监测结果复印下来，传达到有关部门、车间。
4.2外部信息交流
4.2.1外部信息内容
a) 各有关部门接收到的有关环保法律、法规和其他要求；
b) 上级环保机构有关信息；
c) 来自相关方的投诉、抱怨，以及针对确定的不符合采取的纠正措施；
d) 本厂的环境方针、目标、指标和组织关于持续改进和污染预防的承诺的对外宣传；
e) 本厂环境绩效方面的信息；
f) 有关突发环境事件的信息；
g) 其它的相关信息。
4.2.2外部信息交流方式
a) 有关部门接受到的外部信息，由接收部门填写信息交流单并及时传递到办公室，并由办公室组织进行内部传递；
b) 对相关方提出的投诉、抱怨，由办公室根据信息内容传递到管理者代表，管理者代表落实到责任部门，责任部门将处理方案报管理者代表审核后厂长批准，于一星期内答复；
c) 办公室负责对外宣传本厂的环境方针和环境绩效。
4.3紧急情况信息交流
4.3.1在发生紧急情况时，厂长须立即召集有关人员进行研究按应急预案进行处置，并及时向当地环保行政主管部门和政府其它有关部门报告情况。
4.3.2当出现紧急情况时，当事人应采取应急响应措施，填写记录，同时报告办公室和值班领导。
4.4记录保管
本厂产生的各种内外部信息交流记录当年内由产生部门保存，年终送办公室归档，保存期限为三年。
5、相关文件
a) 法律、法规和其他要求控制程序；
b) 内部审核控制程序；
c) 管理评审控制程序；
d) 应急准备与响应控制程序；
6、记录
a) 内外部信息交流表
b) 投诉、登记及处理意见表
